Das strukturierte Verwalten und zielgerichtete Bereitstellen von Informationen, die oftmals über das Unternehmensnetzwerk verteilt vorliegen, stellt in der heutigen Zeit, angesichts weiter zunehmender Datenfluten, eine zentrale Herausforderung für Unternehmen dar. Dies umso mehr in Tätigkeits-bereichen, in denen die Geschäftsprozesse einen regen Austausch von Informationen – auch über Abteilungs- oder sogar Unternehmensgrenzen hinweg – erfordern.

Elektronisches Teamwork und gemeinsame Nutzung von Inhalten

Eine einheitliche Lösung für diese Anforderungen stellt das an der Schnittstelle von Collaboration- und Enterprise Content Management-Software angesiedelte Lotus Quickr bereit. Die Software stellt einfach und mit vergleichsweise geringem Zeitaufwand erstellbare und leicht zu verwaltende Strukturen bereit, um Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftpartnern mittels eines einheitlichen Web- Portals oder auch aus anderen Anwendungen wie Notes oder Office heraus den Zugang, den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und weiteren Arten von Content zu ermöglichen.

Der Vorteil der Räume

Beim primären Weg des Zugriffs über den personalisierbaren Webclient dienen als zentrales organisatorisches Element die sogenannten Räume, die als Content- und Collaboration-Bereich für Arbeitsgruppen, Projektteams oder auch bestimmte Themenfelder genutzt werden können. Dem Anwender stehen auf der Startseite des Clients die verfügbaren Räume, geordnet nach Titel, Autor, Änderungsdatum oder Kategorie, zur Auswahl. Die einzelnen Räume können nach dem Baukastenprinzip individuell und selektiv mit verschiedenen Arten von Content-Sammlungen ausgestattet werden.

An erster Stelle stehen die Dokumentenbibliotheken als klassisches Instrument zur Katalogisierung von Dokumenten, die mit der Thematik des Bereichs in Verbindung stehen oder der Arbeitsgruppe bzw. den Nutzern des Raumes zur Verfügung gestellt werden sollen, auch um sie kollaborativ zu bearbeiten. Neben gewohnten Funktionen von Dokumentbibliotheken wie Check In / Out zur Bearbeitung, Versionskontrolle etc. können die Dokumentenkataloge mit verschiedenen individuellen Sichten (Views) dargestellt werden. Auch E-Mail-Anhänge können in die Bibliothek verschoben werden, oder man spart sich den resourcenverbrauchenden E-Mail-Anhang einfach durch einen Link auf ein Quickr-Dokument. Für IBM Content Manager oder FileNet kann Quickr mit seiner Arbeitsoberfläche als Frontend genutzt werden.

Weitere Komponenten, mit denen die Räume ausgestattet werden können, sind Teamkalender, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Listen für Projektaufgaben und Teammitglieder; Außerdem können Feeds eingebunden werden. Für automatisierte Funktionen wie Benachrichtigung über Vorgänge und Dokumentenfreigabe können Workflows eingerichtet werden.

Einfach und flexibel im Teamwork

Auch wenig versierte Mitarbeiter können ihre Räume problemlos Erstellen und Ausgestalten, so dass IT- Mitarbeiterressourcen geschont werden. Zur vereinfachten, zeitsparenden Einrichtung mehrerer Räume mit gleichem oder ähnlichem Grundgerüst und bestimmten identischen Gestaltungselementen können fortlaufend verwendbare Templates (Schablonen) benutzt werden. Diese werden selbst erstellt oder von externen Quellen bezogen, etwa aus der Quickr-Community. So müssen Design- und funktionale Elemente nicht jedes Mal gänzlich neu zusammengefügt werden; Stattdessen wird ein Template als Grundlage verwendet, um darauf die individuellen Inhalte der einzelnen Räume aufzubauen.

Zusätzlich zum Webclient kann der Zugang zu Quickr- Content mittels einer Reihe von Konnektoren auch per Einbindung in die Clients von Lotus Notes und Sametime, in Microsoft Office, in Sharepoint und weiteren erfolgen. Aus dem Windows Explorer können etwa Dateien per Drag & Drop in Quickr-Bibliotheken eingecheckt werden. Im Sametime-Client kann Quickr-Content zugänglich gemacht werden; Umgekehrt kann etwa Sametime wiederum in Quickr eingebunden werden, um von dessen Webclient aus auf die Sametime- Funktionalitäten Chat, Statusanzeige, Web Meetings und Document Sharing zuzugreifen. Mit Lotus Connections bestehen mehrere Möglichkeiten der wechselseitigen Einbindung, beispielsweise durch eine Verbindung von Team-Mitgliedern in Quickr zu deren Profilen in Connections.

Ihre Vorteile mit Lotus Quickr auf einen Blick:

• Vollständigstes Set an Konnektoren für Desktop Anwendungen plus einer offenen Konnektorarchitektur für Entwickler
• Reichhaltige kollaborative Content und Teamservices, die mit dem gesamten IBM Portfolio integriert sind
• Out-of-the-Box Business Templates(z.B. “Innovationsplatz”) unter Nutzung der Möglichkeiten von Composite Applications
• Von Beginn an Integration mit Lotus JCR und Domino Content Stores, und Pläne zur Unterstützung von IBM FileNet P8, IBM Content Manager und weiteren CM Systemen

Neben der Standard Edition mit vollem Funktionsumfang ist Quickr Entry zur Erstellung und Verwaltung von persönlichen Bibliotheken und zur Veröffentlichung von Content auf Servern erhältlich. In einer Lotus Notes-Client-Lizenz ist Quickr Entry kostenlos enthalten.

Technisch setzt Quickr optional auf Lotus Domino oder Websphere Portal (J2EE) als Plattform auf und wird entsprechend als Quickr Services for Lotus Domino bzw. for Websphere Portal implementiert. Als Repository können darüber hinaus auch FileNet und weitere geplante (MS Sharepoint, IBM Content Manager) dienen; FileNet Services for Lotus Quickr ist kostenlos enthalten. Aus technischem Blickwinkel zeichnet sich Quickr schließlich durch seine Offenheit gegenüber externer Entwicklung aus, sodass die Software problemlos erweitert werden kann.

Lizenzierung und Beschaffung

Die Lizenzierung von Quickr erfolgt für firmeninterne Nutzer in der Regel mit Authorized User Lizenzen pro Nutzer; Externe Nutzer können entweder auf dieselbe Weise, also pro Person, oder in beliebiger Anzahl pauschal mit Processor Value Unit- Lizenzen (PVU) für den Server lizenziert werden. Was im konkreten Fall vorteilhaft ist, hängt von der Anzahl der externen Nutzer ab. Interne Zugriffe sind mit PVU-Lizenzen nur in dem seltenen Fall abgedeckt, wenn sie ohne Autorisierung, also quasi anonym erfolgen, da dann kein Zugang zu den Team-Bereichen möglich ist.