Die 5 wichtigsten Office 365 Entscheidungshilfen

Manchmal tut man sich etwas schwer bei der Suche nach dem optimalen Office 365 Plan. Dabei ist es in den meisten Fällen ganz einfach, ja fast schon trivial, wenn Sie sich die 5 richtigen Fragen stellen.

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Der beste Office 365 Plan

Finden Sie den für Sie optimalen Office 365 Plan.

Office 365 ist mittlerweile zu einer umfassenden Produkt- oder besser gesagt Service-Familie angewachsen. Es gibt Business-Pläne, Enterprise-Pläne, Einzelprodukte, einzeln buchbare Services und Add-ons. Den Home Bereich behandeln wir nicht. Eine komplette Auflistung aller Produkte und Dienste finden Sie auf der Office 365 Seite.

Zu den Business Plänen gehören Business Essentials, Business und Business Premium. Zu den Enterprise Plänen rechnet man Enterprise E1, ProPlus, Enterprise E3 und Enterprise E5. Neben diesen Basisplänen (Produkt und Service Bundles) gibt es noch einige Exoten, wie den Kiosk-Plan F1 und fast zwei Duzend Einzelpläne wie Exchange Online Plan 1 oder Visio Pro for Office 365. Und damit es richtig Spaß macht, hat jedes Bundle bzw. jeder einzelne Service noch eine Deutschland-Variante für Branchen, die hohe Anforderungen an den Datenschutz stellen.

Also doch ziemlich kompliziert? Nein, keine Angst. Fünf Antworten auf fünf Fragen und fünf Minuten Ihrer kostbaren Zeit reichen für eine solide Entscheidung. Vielleicht genügt Ihnen sogar ein Blick in die folgende Tabelle. Wenn nicht, dann lesen Sie weiter.

Lokales Office Cloud Services On-Prem Server CALs RDS über 300 User
Business Pläne
Business Essentials
Business
Business Premium
Enterprise Pläne
E1
ProPlus
E3

1. Benötigen Sie lokale Office Pakete?

Die Chancen sind hoch, dass Sie genau aus diesem Grund hier sind. Sie benötigen aktuelle Office-Anwendungen zur lokalen Installation. Damit fallen alle einzelnen Services und alle reinen Service-Pläne (Business Essentials, E1 und F1) erst einmal weg. Übrig bleiben die eigentlichen Office Applikationspläne (Business und ProPlus) und die großen Standard-Pläne (Business Premium, E3 und E5).

2. Benötigen Sie CALs für den Zugriff auf eigene, lokale Server?

Es gibt generell drei Gründe für den Kauf von Office 365.

  1. Sie benötigen die Office Applikationen Word, Excel, PowerPoint, Access etc.
  2. Sie benötigen Zugriffslizenzen für Ihre On Prem Server Exchange, SharePoint und Skype for Business
  3. Sie möchten Kosten senken und Exchange-, SharePoint- oder Skype-Services flexibel aus der Cloud beziehen.

In den Enterprise Plänen E1, E3 und E5 sind Zugriffslizenzen für lokale On-Premises Server (Exchange, SharePoint, Skype for Business) enthalten. Wenn Ihre Anwender das Office Paket benötigen und ebenfalls auf mindestens einen On Prem Server zugreifen müssen, dann ist E3 in den meisten Fällen der optimale Plan.

3. Möchten Sie Office über Terminalserver nutzen?

Das Recht, Office über Terminalserver (TS, RDS, Remote Desktop Services) zu nutzen (schimpft sich übrigens shared computer activation), ist nur in ProPlus, E3 und E5 enthalten. Die Qual der Wahl hält sich folglich in Grenzen, wenn Sie RDS benötigen.

Übrigens. Nur Office 365 enthält ein wirklich sinnvolles und compliance-sicheres Terminalserver-Nutzungsrecht. Die Nutzung von Office 2016 über RDS kann problematisch sein. Lassen Sie mich das kurz erläutern:

Die Office-Anwendungen aus einem der Office 365 Pläne sind benutzerbasiert. Office 2016 ist gerätebasiert. Bei O365 darf sich daher ein lizenzierter Anwender an ein beliebiges Terminal setzen und sein Word, Excel, PP etc. aufrufen; bei O2016 darf er das nicht. Bei Office 2016 ist quasi der Arbeitsplatz des jeweiligen Benutzers das für Office lizenzierte Gerät. Er darf daher nicht einfach von einem x-beliebigen anderen Terminal aus auf sein Office zugreifen. Etwas kontraproduktiv in einer RDS-Umgebung. Finden Sie nicht?

4. Haben Sie mehr als 300 Benutzer?

Wenn man weder On Prem Server (eigene Server im eigenen Rechenzentrum) noch RDS benötigt, sind die Business-Pläne meist die günstigeren Optionen. Die können jedoch maximal für 300 Benutzer gebucht werden. Das sollten Sie beachten.

5. Müssen Sie aus rechtlichen Gründen in die DE-Cloud?

Manche Unternehmen, Behörden und stark regulierte Branchen haben sehr hohe Anforderungen an den Datenschutz. Wenn Sie dazu gehören, dann sollten Sie einen Office 365 Deutschland Plan kaufen. Mittlerweile gibt es alle Office 365 Pläne in einer DE-Variante, allerdings mit Einschränkungen.

Fazit

Auf Grund meiner Erfahrung decken wir mit dieser Seite 90% aller Office 365 Anfragen ab. Okay, es gibt noch einige „exotische“ Pläne wie den F1 oder den E5, die in speziellen Situationen Sinn machen und hier nur am Rande erwähnt wurden. Ebenfalls haben wir Einzelpläne übergangen, die vor allem auf dem Weg in die Cloud sinnvolle Brücken bilden können. Beispielsweise macht Exchange Online statt einer Exchange Server CAL oft viel Sinn.

Die Informationen auf unseren Seiten sollen und können ein ergebnisoffenes Beratungsgespräch nicht ersetzen, helfen Ihnen aber sicherlich bei der Vorbereitung auf ein solches Gespräch. Zögern Sie daher nicht und rufen Sie mich an.

Backup und Archivierung für Office 365

Die Microsoft Office Cloud bietet im allgemeinen einen sehr guten Schutz Ihrer Daten vor Missbrauch und Verlust. Aber Vorsicht! Backup und Archivierung sind nicht enthalten. Ein unbeabsichter Löschvorgang kann fatale Auswirkungen haben. Beachten Sie auch die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Datenschutz und Archivierung in Ihrer Branche.

Barracuda Backup Essentials (für Office 365 und Gmail)

Die Barracuda Essentials Pläne ergänzen Office 365 Pläne um Schutz vor Missbrauch, Datenverlust und um Archivierung. Barracuda Backup ist einfach einzurichten, zentral verwaltbar und enthält in einem Bundle Malware-Schutz, Verschlüsselung, DLP, Backup/Restore und Archivierung. Barracuda Backup sichert ebenfalls SharePoint online, OneDrive und Skype for Business Konversationen.

Veeam Backup for Microsoft Office 365

Veeam Backup for Microsoft Office 365 ist ebenfalls eine einfach einzurichtende Backup-, Restore und Archivierungslösung mit Archivierungsfunktionen. SharePoint, Skype for Business und OneDrive werden heute (Juni 2018) jedoch noch nicht gesichert.

Kommentare und Fragen

Daniel Gilberg sagt:

Sehr geehrte Bettina,

vielen Dank für Ihren Kommentar. Für die Einladung zu Videokonferenzen ist Skype for Business Online Plan 2 erforderlich. Lizenziert werden die Nutzer, welche zu Videokonferenzen einladen und diese moderieren. Bis max. 250 Teilnehmer können an den Videokonferenzen teilnehmen, erweiterbar ist die Anzahl über die PSTN-Lizenzierung (Einwahl in die Videokonferenzen über das Telefonfestnetz).

Das Thema Skype for Business ist sehr komplex, daher empfehlen wir bei offenen Fragen den direkten Kontakt:
Tel.: 07031-79433-390
daniel.gilberg@software-express.de

Mit freundlichen Grüßen aus Sindelfingen
Daniel Gilberg

Bettina sagt:

Sehr geehrter Herr Barth,
vielen Dank für die vielen Informationen.

Unsere Firma (17 Mitarbeiter) arbeitet im Bereich Ingenieurdienstleistungen und Vertrieb von Messsoftware.

Wir beteiligen uns aktuell an Skype-Konferenzen, bei denen wir von unseren Partnern eingeladen werden.
Nutzen dazu die kostennreien Skype-Version.

Unser Anliegen ist es:
– selbst Skypekonferenzen mit einem oder mehreren Partnern zu organisieren
– den Partnern Präsentationen bzw. Messergebnisse zu zeigen
– Kunden unsere Messsoftware vorzustellen

Skype wird bei uns zur Zeit von 3 Personen genutzt und soll für obige Anliegen von mindestens 1 Person genutzt werden.

Nachdem was ich allen Ausführungen zu den Skype – Plänen herausgelesen habe,
müsste für uns Skype for Business Plan 2 Online das Richtige sein???

Eine weitere Frage wäre:
Müsste jetzt für jede Person, die das Skype in unserer Firma nutzen will, eine Extralizenz gekauft werden
oder könnte man die die Skype for Business Funktionalität für die obigen Anliegen auch über einen Benutzer in der Firma laufen lassen?

Wie ist das mit – bis zu 250 Nutzern zu verstehen? Ist das so, dass so viele Nutzer eingeladen werden können, die lediglich über das kostenfreie Skype verfügen müssen?

Es wäre sehr nett, wenn Sie mit diese Fragen beantworten könnten.

Viele Grüße
Bettina