GFI Archiver – Vorteile bei der Nutzung mit Office 365 und Exchange

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E-Mail-Archivierung, -Verwaltung und -Compliance sind nicht immer einfach zu handhaben. Risiken, wie die rechtskonforme Archivierung oder erheblicher administrativer Aufwand für Backup und Verwaltung, sind für jedes Unternehmen eine große Belastung. Der GFI Archiver hilft Ihnen den Aufwand zu verringern und bietet eine zentrale Archivierungslösung, für Unternehmen die Exchange und/oder Office 365 einsetzen.

Das bietet der GFI Archiver

Mit der Archivierung optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und halten Compliance-Richtlinien ein. Dafür bietet der GFI Archiver die folgenden Vorteile:

  • Archivierung von E-Mails, Dateien und Terminen:
    Langfristige, geschützte Speicherung von E-Mails, Dateien und Kalendereinträge. Mit dem File Archiving Assistant (FAA) können Sie Dateien gemeinsam im Team bearbeiten und zentral in Ihrem Unternehmen sichern – ohne auf externe Online-Dienste angewiesen zu sein.
  • Vermeidung rechtlicher Risiken und optimale Compliance:
    Geschützte E-Mails und Dateien werden ohne Änderungen, als Original, archiviert um Manipulationen auszuschließen. Somit minimieren Sie rechtliche Risiken und vereinfachen Compliance und firmeninterne Prüfungen.
  • Geschäftskritischer Erkenntnisgewinn dank MailInsights-Berichten:
    Mit dem MailInsights-Modul lässt sich das Archiv durchsuchen und als Grundlage für operative und strategische Entscheidungen heranziehen. Dazu erhalten Sie Berichte die rechtliche oder sicherheitsrelevante Risiken aufdecken. Alle Funktionalitäten von MailInsights erklärt GFI Software ausführlich in diesem Artikel.

Lizenzierung und Kauf

Der GFI Archiver wird pro Exchange-Postfach lizenziert. Ein Jahr Wartung, bei GFI unter dem Namen SMA – Software Maintenance Agreement bekannt, ist immer enthalten.

Für die Erstbestellung sind mindestens 25 Lizenzen nötig. Wartungsverlängerungen und Versionsupgrades können ab 10 Lizenzen vorgenommen werden.

Es gibt unterschiedliche Rabattstaffeln: Ab einer Bestellmenge von 50 Lizenzen erhalten Sie einen günstigeren Einzelpreis.

Bezeichnung
GFI Archiver; Neulizenz inkl. 1 Jahr SMA; 25-49 Postfächer
SKU: MAR25-49-1Y
GFI Archiver; Neulizenz inkl. 1 Jahr SMA; 50-249 Postfächer
SKU: MAR50-249-1Y
GFI Archiver; Versionsupgrade; Lizenz inkl. 1 Jahr SMA; 10-49 Postfächer
SKU: MARVU10-49-1Y
GFI Archiver; Versionsupgrade; Lizenz inkl. 1 Jahr SMA; 50-249 Postfächer
SKU: MARVU50-249-1Y
GFI Archiver; Wartungsverlängerung; 1 Jahr SMA; 10-49 Postfächer
SKU: MARMCREN10-49-1Y
GFI Archiver; Wartungsverlängerung; 1 Jahr SMA; 50-249 Postfächer
SKU: MARMCREN50-249-1Y

Eine kostenlose Testversion des GFI MailAchiver können Sie bei GFI Software herunterladen.

GFI Archiver und Office 365/Exchange

Microsoft Exchange und Office 365 bieten zwar von Haus aus Funktionen zur Archivierung, diese bieten aber nicht alle Möglichkeiten um (rechtlichen) Risiken zu entgehen und sind teilweise nur eingeschränkt. So kann man mit Exchange zwar Daten archivieren, dabei darf es sich aber auch ausschließlich um (indexierte) Exchange-Daten handeln. Das stellt Unternehmen vor Probleme, da viele Inhalte nicht archiviert werden. Es können beispielsweise keine anderweitigen Instant Messaging Inhalte und auch keine Quellen, die nicht auf Microsoft Software basieren, gesichert werden.

Der GFI Archiver bietet hier Abhilfe:

  • Indexierung aller Dateien, die häufig genutzt werden. Der GFI Archiver unterstützt nativ 140 unterschiedliche Dateiformate (einschließlich aller Office Formate)
  • Nutzer können bei Bedarf archivierte E-Mails (inklusive Anhängen) offline lesen, da gegebenenfalls eine Kopie lokal gesichert wird. Die Einstellung für den Offline Cache kann der Administrator konfigurieren
  • Ermöglicht Netzwerkadministratoren die Einführung eigener Backup Prozesse und Funktionen, um die Compliance und Backup Prozesse, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, umzusetzen
  • Verbessert die Effizienz der Archivierung durch komprimierte Archive. Verringert somit die Kosten für die Speicherung und beschleunigt Backups
  • Unterstützt Dateiarchivierung mit dem File Archive Assistant. Dieser hilft bei der Archivierung von Dateien direkt vom Desktop eines Nutzers. Der File Archive Assistant ermöglicht über synchronisierte Verzeichnisse auch die Replikation von Dateien über mehrere Geräte hinweg
  • Unterstützt die Suche über eine Vielzahl von Dateianhängen hinweg, wie .PDF, .XLSX, .EML, und weitere. Eine vollständige Liste finden Sie auf der GFI Seite
  • Behält die Nutzer Archive auch nach der Löschung des Nutzers aus der Domäne. Zusätzlich kann der GFI Archiver so konfiguriert werden, dass archivierte E-Mails des gelöschten Nutzers auch von anderen Nutzern eingesehen werden können
  • Enthält standardmäßig die MailInsights Berichte, die Unternehmen wertvolle Business Intelligence Informationen liefern. Das bietet Administratoren und Analysten die Möglichkeit detaillierte Berichte zu erstellen, die helfen zu erkennen wie die E-Mail Nutzung im Unternehmen optimiert werden kann

Weitere Informationen zum Exchange Server und Office 365 finden Sie auf unserer Seite:

Autor: David Greisiger |

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