GFI Archiver – Vorteile bei der Nutzung mit Office 365 und Exchange

Der GFI Archiver ist eine zentrale Archivierungslösung für Unternehmen, die Exchange und/oder Office 365 einsetzen. Die Software unterstützt Sie bei der Archivierung und Verwaltung von E-Mails und der Einhaltung von Compliance-Richtlinien., wie beispielsweise rechtskonformer Archivierung.

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GFI Archiver und Office 365/Exchange

Microsoft Exchange und Office 365 bieten bereits grundlegende Funktionen zur Archivierung.

Diese bieten aber nur die Grundfunktionaltität, bei der nicht alle (rechtlichen) Risiken beachetet werden und die Funktionen sind teilweise eingeschränkt. So kann man mit Exchange zwar Daten archivieren, dabei darf es sich aber auch ausschließlich um (indexierte) Exchange-Daten handeln. Das stellt Unternehmen vor Probleme, da viele Inhalte nicht archiviert werden. Es können beispielsweise keine anderweitigen Instant Messaging Inhalte und auch keine Quellen, die nicht auf Microsoft Software basieren, gesichert werden.

Mit dem GFI Archiver als perfekte Ergänzung holen Sie das Optimum aus Ihrem Exchange Server heraus. Nutzen Sie zusätzliche Archivierungsoptionen, profitieren Sie von höherer Compliance und aufschlussreichen Business-Intelligence-Berichten.

Zu den besonderen Vorteilen der Archivierung mit GFI Archiver zählen Abruf archivierter E-Mails auch von unterwegs aus – über Endgeräte jeder Art; rechtskonforme, manipulationssichere und zentrale Archivierung von E-Mails samt Audit-Trail; lokale Archivierung für höhere Kontrolle über Unternehmensdaten; schnelle, effiziente E-Mail-Suche selbst bei Archiven mit Millionen von Nachrichten; Archivierung von Dateien und Business-Intelligence-Berichte.

Der GFI Archiver lässt sich darüber hinaus gemeinsam mit Kerio Connect oder anderen Journal-fähigen Mailservern einsetzen. Selbst bei alleiniger Verwendung von Microsoft Outlook können mit Hilfe der Assistenten zur Archivierung von E-Mails und Dateien Elemente direkt aus dem E-Mail-Client heraus archiviert werden.

Vorteile gegenüber Exchange

  • Indexierung aller Dateien, die häufig genutzt werden. Der GFI Archiver unterstützt nativ 140 unterschiedliche Dateiformate (einschließlich aller Office Formate)
  • Nutzer können bei Bedarf archivierte E-Mails (inklusive Anhängen) offline lesen, da gegebenenfalls eine Kopie lokal gesichert wird. Die Einstellung für den Offline Cache kann der Administrator konfigurieren
  • Ermöglicht Netzwerkadministratoren die Einführung eigener Backup Prozesse und Funktionen, um die Compliance und Backup Prozesse, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, umzusetzen
  • Verbessert die Effizienz der Archivierung durch komprimierte Archive. Verringert somit die Kosten für die Speicherung und beschleunigt Backups
  • Unterstützt Dateiarchivierung mit dem File Archive Assistant. Dieser hilft bei der Archivierung von Dateien direkt vom Desktop eines Nutzers. Der File Archive Assistant ermöglicht über synchronisierte Verzeichnisse auch die Replikation von Dateien über mehrere Geräte hinweg
  • Unterstützt die Suche über eine Vielzahl von Dateianhängen hinweg, wie .PDF, .XLSX, .EML, und weitere. Eine vollständige Liste finden Sie auf der GFI Seite
  • Behält die Nutzer Archive auch nach der Löschung des Nutzers aus der Domäne. Zusätzlich kann der GFI Archiver so konfiguriert werden, dass archivierte E-Mails des gelöschten Nutzers auch von anderen Nutzern eingesehen werden können
  • Enthält standardmäßig die MailInsights Berichte, die Unternehmen wertvolle Business Intelligence Informationen liefern. Das bietet Administratoren und Analysten die Möglichkeit detaillierte Berichte zu erstellen, die helfen zu erkennen wie die E-Mail Nutzung im Unternehmen optimiert werden kann

Lizenzierung und Kauf

Der GFI Archiver wird pro Exchange-Postfach lizenziert. Ein Jahr Wartung, bei GFI unter dem Namen SMA – Software Maintenance Agreement bekannt, ist immer enthalten.

Für die Erstbestellung sind mindestens 25 Lizenzen nötig. Wartungsverlängerungen und Versionsupgrades können ab 10 Lizenzen vorgenommen werden.

Es gibt unterschiedliche Rabattstaffeln: Ab einer Bestellmenge von 50 Lizenzen erhalten Sie einen günstigeren Einzelpreis.

Eine kostenlose Testversion des GFI MailAchiver können Sie bei GFI Software herunterladen.

Integration mit FaxMaker

Der GFI Archiver lässt sich auch mit anderen Produkten kombinieren. Die Integration mit dem GFI FaxMaker bietet Vorteile für Unternehmen:

  • Via E-Mail übertragene und archivierte Faxe lassen sich schnell im Archiv erkennen, suchen und abrufen.
  • Faxe werden vor dem Archivieren entsprechend gekennzeichnet. Spezielle Suchanfragen ermöglichen somit einen besonders einfachen und schnellen Abruf.
  • Sämtliche digitale Kommunikation – ob E-Mails, Faxe oder SMS-Mitteilungen – lässt sich gemeinsam in einem geschützten, zentralen Archiv sichern und zeitsparend verwalten. Mitarbeiter können Nachrichten jederzeit effizient suchen und mühelos abrufen.

Das bietet der GFI Archiver

Mit der Archivierung optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und halten Compliance-Richtlinien ein. Dafür bietet der GFI Archiver die folgenden Vorteile:
  • Archivierung von E-Mails, Dateien und Terminen
    Langfristige, geschützte Speicherung von E-Mails, Dateien und Kalendereinträge. Mit dem File Archiving Assistant (FAA) können Sie Dateien gemeinsam im Team bearbeiten und zentral in Ihrem Unternehmen sichern – ohne auf externe Online-Dienste angewiesen zu sein.
  • Vermeidung rechtlicher Risiken und optimale Compliance
    Geschützte E-Mails und Dateien werden ohne Änderungen, als Original, archiviert um Manipulationen auszuschließen. Somit minimieren Sie rechtliche Risiken und vereinfachen Compliance und firmeninterne Prüfungen.
  • Geschäftskritischer Erkenntnisgewinn dank MailInsights-Berichten
    Mit dem MailInsights-Modul lässt sich das Archiv durchsuchen und als Grundlage für operative und strategische Entscheidungen heranziehen. Dazu erhalten Sie Berichte die rechtliche oder sicherheitsrelevante Risiken aufdecken. Alle Funktionalitäten von MailInsights erklärt GFI Software ausführlich in diesem Artikel

Weitere Informationen zum Exchange Server und Office 365 finden Sie auf unserer Seite:

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