DocuSign eSignature

DocuSign eSignature bietet rechtssichere Lösungen zum elektronischen Signieren von Dokumenten. DocuSign ist als einziger eSignatur-Provider über alle Systeme, Prozesse und Geschäftsbetriebe hinweg ISO 27001 zertifiziert. DocuSign unterstützt DSGVO/GDPR.

Editionen/Pläne

DocuSign bietet drei verschiedene Editionen an. Zusätzlich gibt es Add-ons und Konnektoren:

  • DocuSign eSignature Standard: Grundlegende Funktionen zum Signieren, Versenden und Verwalten von Dokumenten.
  • DocuSign eSignature Business Pro: Wie Standard, jedoch weiteren Möglichkeiten wie Anhänge von Unterzeichnern, PowerForms und Vor-Ort-Unterschriften.
  • DocuSign eSignature Enterprise Pro: Wie Business Pro mit Funktionen für die vollständige Digitalisierung aller Verträge in großen Organisationen.
  • Add-ons: Erweiterung des Funktionsumfang von Standard und Business Pro Plänen. In Enterprise Pro sind alle Add-ons bereits enthalten.
  • Konnektoren: Verbinden DocuSign mit Applikationen anderer Hersteller wie Salesforce, SharePoint, SAP und andere.

Wir bieten Ihnen gegenüber der Bestellung direkt beim Hersteller bessere Preise und zusätzliche Services. Ich erstelle Ihnen gerne ein Angebot. Schicken Sie mir ein E-Mail oder rufen Sie mich an.

Lizenzierung

Lizenziert wird nach Envelopes. Das sind virtuelle Umschläge für Dokumente zum Unterschreiben. Mehrere Dokumente und mehrere Adressaten sind möglich. Mindestbestellung sind 500 Envelopes.

eSignature Lizenzen sind ausschließlich als Jahresabonnements/Subscriptions erhältlich. Sind alle Envelopes aufgebraucht, bestellen Sie einfach nach. Endet das Abo, verfallen nicht verbrauchte Envelopes. Bestellen Sie daher eher etwas weniger. Nachbestellen können Sie immer.

Was ist ein Envelope?

Envelops sind Behälter für Dokumente und gleichzeitig Vorgänge für das Einsammeln von Unterschriften. Dokumente werden in Envelops gelegt und anschließend an Adressaten verschickt. Dies geschieht über eine einfach zu bedienende Web-Applikation.

Ein einzelner Envelop unterstützt mehrere Dokumente und mehrere Adressaten bis zur Leistung aller Unterschriften.

Beispiel

Angenommen ihr Geschäftspartner soll einen Vertrag unterzeichnen. Neben dem Geschäftsführer muss auch der Prokurist zustimmen. Sie legen nun alle benötigten Dokumente und den Vertrag in einen Envelop und senden ihn an den Geschäftspartner. Der Partner möchte den Vertrag anpassen. Sie ändern wunschgemäß und verschicken die Dokumente erneut. Das geht mit einem einzigen Klick. Geschäftsführer und Prokurist sind zufrieden und unterschreiben. Damit ist der Vorgang abgeschlossen und genau ein Envelope verbraucht.

Gibt es weitere Lizenzierungsarten?

Ja, es gibt Seat-Lizenzierung. Allerdings ist Envelope-Lizenzierung immer günstiger und flexibler. Seat-Lizenzen sind an Benutzer gebunden. Bei Envelope-Lizenzierung dürfen beliebig viele Mitarbeiter DocuSign eSignature verwenden. Eine Seat-Lizenz enthält 100 Envelopes. Mindestlizenzierung ist fünf Seats. Sie bieten keine Preisvorteile. Daher sind flexiblere Envelop-Lizenzen immer die bessere Wahl.

Bevorzugen Sie Envelope-Lizenzierung. Sie ist flexibler, meistens günstiger und nie teurer als Seat-Lizenzierung.

Besonderheit bei Connector-Lizenzierung

Konnektoren können nur nach Seats lizenziert werden. Dennoch sollten Sie die Grundlizenz nach Envelopes lizenzieren.

Angenommen 5 Mitarbeiter benötigen einen Microsoft SharePoint Connector. Insgesamt benötigen Sie ca. 1.000 Envelopes pro Jahr. Sie bestellen also 1.000 x DocuSign Enterprise Pro Edition Envelope und 5 x SharePoint Connector. Damit können alle Mitarbeiter eSignature Enterprise und 5 Mitarbeiter SharePoint Connector nutzen.

Premium Support

Premium Support muss für alle Pläne gebucht werden (Vorgabe von DocuSign). Um Ihnen die Bestellung zu erleichtern, haben wir Premium Support gleich mit den Plänen kombiniert. Bei uns müssen Sie Support nicht separat buchen. Er ist immer enthalten.

  • 24×7 Live Telefonsupport
  • Antwortzeit unter 4 Stunden
  • 1 Stunde Notfall-Reaktionszeit
  • API Integration Support

Premium Support ist bei uns immer im Preis enthalten und muss nicht separat gebucht und bezahlt werden.

Vergleich der Editionen

FunktionStandardBusiness ProEnterprise Pro
Dokumente zum Signieren senden
Basisfelder
Mobile App
Vorlagenfreigabe
Basis-Workflows
Prüfverlauf in Echtzeit
Integration mit Dropbox, Google Drive und mehr
Personalisiertes Branding
Erweiterte Felder
Unterzeichneranhänge
Massensendungen
PowerForms
Vor-Ort-Signatur
Erweiterte Authentifizierung
Erweiterter Workflow
Erweiterte Compliance
eNotary

Ist DocuSign rechtssicher in Deutschland?

In der gesamten EU sind elektronische Dokumente und Signaturen für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. Die elektronische Unterschrift mit DocuSign eSignature erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen (auch bekannt als eIDAS). Zusätzlich bietet DocuSign viele Möglichkeiten zum Erfüllen von rechtlichen Vorgaben:

  • Verfikation der Identitäten der Unterzeichner mit vielfältigen Formen der Authentifizierung
  • Die Absicht des Unterschreibenden zur Unterzeichnung bestätigen
  • Zuordnen der Signaturen an Unterzeichner und Dokumenten
  • Vollständige Dokumentation aller wichtigen Dokumente und Unterschriftsaktivitäten
  • Dauerhafter, sicherer Zugang zu DocuSign Dokumenten
  • Dokumentenschutz mit Siegeln, eine Kombination von unabhängig zertifizierten und sicheren Systemprozessen und PKI (Public Key Infrastructure)

DocuSign eSignature deutsch und 13 weitere Sprachen

DocuSign eSignature ist multilingual und für internationale, länderübergreifende Nutzung geeignet. Neben Deutsch werden folgende 13 Sprachen unterstützt:

  • English (U.S.)
  • vereinfachtes Chinesisch
  • traditionelles Chinesisch
  • Holländisch
  • Französisch
  • Italienisch
  • Japanisch
  • Koreanisch
  • Polnisch
  • brasilianisches Portugiesisch
  • portugiesisches Portugiesisch
  • Russisch
  • Spanisch

DocuSign Alternativen – Vergleich DocuSign vs. Adobe Sign

DocuSign eSignature und Adobe Sign (ehemals EchoSign) sind cloudbasierte Lösungen, um Dokumente rechtssicher elektronisch zu unterschreiben. Doch welche ist die bessere Lösung? Wie so oft gibt es hier keinen eindeutigen Gewinner und sie müssen die Stärken beider Lösungen für Ihren speziellen Bedarf bewerten.

Bedienungsfreundlichkeit

Beide Lösungen sind einfach zu nutzen. Gartner sieht allerdings DocuSign hier etwas im Vorteil. Adobe Sign erreicht 4.5/5 Punkten und DocuSign 4.7/5 Punkten.

Beide Hersteller bieten Testversionen an. Bei Adobe sind es 14 Tage und bei DocuSign 30 Tage. Sie können die Bedienungsfreundlichkeit selbst testen. Schreiben Sie mir ein E-Mail oder rufen Sie mich an.

Digitale Unterschrift

Beide Anbieter bieten die Möglichkeit, digitale Unterschriften überall zu leisten. Der Prozess unterscheidet sich kaum. Am Desktop, im Browser und in mobilen Apps. Der Prozess ist bei beiden ähnlich. Der Unterzeichner (auch mehrere sind möglich) erhält ein Link zum Dokument, das unterschrieben werden muss. Der Status wird überwacht und ist einsehbar. Man sieht jederzeit, wie es mit den Unterschriften vorangeht.

Anpassungen/Branding

Bei beide Anbietern lassen sich Logos, Slogans, Farben und mehr anpassen. HTML/XML kann bei DocuSign jedoch nur bei der Enterprise Edition verändert werden. Die Anpassungsmöglichkeiten bei Adobe sind in den günstigeren Editionen umfangreicher und Adobe bietet viele Templates, die den Einstieg erleichtern. Beim Thema „Customizing“ hat Adobe Sign die Nase etwas vorn.

Integration mit anderen Systemen

Adobe Sign wurde von Microsoft 2017 als „bevorzugte E-Signatur-Lösung“ genannt. Die Integrationsmöglichkeiten mit Office 365, Microsoft 365, Microsoft Flow, SharePoint, Dynamics und OneDrive sind hervorragend. Weitere Integrationen mit den wichtigsten Anbietern von CRM, HR, CLM (Contact Life Management) Systemen sind vorhanden.

DocuSign lässt sich ebenfalls mit Microsoft Systemen verbinden. Darüber hinaus werden hunderte Integrationen mit Service-Partnern auf der ganzen Welt angeboten. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass DocuSign bereits in den günstigeren Plänen alles bietet, was Adobe erst ab Enterprise Plänen liefert.

Support

Beim Adobe hängt der Support-Umfang von den Editionen ab. Wer beispielsweise Telefonsupport beim Deployment benötigt, muss einen Pro oder Enterprise Plan kaufen. Bei DocuSign kann der Support unabhängig vom gewählten Basisplan erweitert werden. Das gefällt uns besser.

Fazit

Sie können beide Systeme selbst testen und bewerten. Lassen Sie sich dann von mir zwei Vergleichsangebote erstellen. So sehen Sie, welche Lösung günstiger ist.

Generell sollten sich kleinere Organsisationen Adobe Sign genau anschauen. Große Unternehmen im Enterprise Sektor entscheiden sich häufig für DocuSign mit hunderten von Integrationen und weltweiter Dominanz.

Lassen Sie sich vor einer Entscheidung ein Angebot für DocuSign und für Adobe Sign erstellen. Signifikante Preisunterschiede sind möglich.