DocuSign

Letzte Aktualisierung: 19.11.2020

DocuSign eSignature wird in den Editionen Standard, Business Pro, Salesforce und Enterprise Pro angeboten. Zusätzlich gibt es Add-Ons und Konnektoren, für SAP, Microsoft Dynamics, Google Enterprise Apps und viele andere Systeme.

DocuSign eSignature Pläne bieten rechtssichere Lösungen zum elektronischen Signieren von Dokumenten. DocuSign ist der einzige Abieter elektronischer Signaturen, der über alle Systeme, Entwicklungsprozesse und Geschäftsbetriebe hinweg ISO 27001 zertifiziert ist. DocuSign unterstützt DSGVO/GDPR.

Ihr Ansprechpartner

Ich heiße Timon Heidensohn und bin Ihr Ansprechpartner für DocuSign. Bei Fragen einfach melden.

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DocuSign eSignature Pläne und Lizenzkosten

Standardfunktionen zum Signieren von Dokumenten mit personalisiertem Branding.

Zu den Preisen

Automatisier- und anpassbare Lösung zur professionellen Signierung von Dokumenten.

Zu den Preisen

Alle Funktionen für professionelle Signaturen mit verbessertem Workflow und erweiterter Compliance.

Zu den Preisen

Enthält die Business Pro Edition mit dem Konnektor für Salesforce.

Zu den Preisen

Erweitern die Standard und Business Pro Edition mit Enterprise Funktionen (Advanced Workflow, Access Management).

Zu den Preisen

Mit dem Konnektoren verbinden Sie u.a. Datenbanken von Salesforce, Microsoft Dynamics/SharePoint, SAP und viele weitere.

Zu den Preisen

Wir bieten Ihnen gegenüber der Bestellung direkt beim Hersteller bessere Preise und zusätzliche Services. Ich erstelle Ihnen gerne ein Angebot. Schicken Sie mir ein E-Mail oder rufen Sie mich an.

Lizenzierung

DocuSign wird nach Envelopes lizenziert. Ein einzelner Envelope unterstützt den gesamten Vorgang eines Vertragsabschlusses, wie versenden (mehrere Empfänger möglich), unterschreiben (mehrere Unterschriften möglich), ändern, erinnern etc. Gekauft werden Pläne (Jahresabonnements/Subscriptions). Premium Support ist obligatorisch und in unseren Preisen bereits enthalten.

Alternativ kann nach Seats lizenziert werden. Diese Lizenzierungsart ist jedoch nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, da sie unflexibel und teurer ist.

Envelope Lizenzierung

Zu unterschreibende Dokumente werden in Envelopes gesammelt. Zusätzlich werden diese virtuellen Umschläge mit Empfängerdaten und anderen Informationen versehen. Anschließend werden sie zum Unterschreiben elektronisch verschickt. Ein Envelop kann mehrere Dokumente und mehrere Adressaten enthalten, die unterschreiben müssen. Als eine Envelope-Lizenz zählt also der gesamte Vorgang bis alles unterschrieben und der Vorgang damit abgeschlossen ist und nicht die einzelne Unterschrift.

Die Mindestbestellmenge ist 500 Envelopes. Bei größeren Mengen wird es günstiger (Preisstaffel).

Bestellen Sie immer Envelopes und nur in Ausnahmefällen Seat-Lizenzen.

Die Envelope-Lizenzierung hat gegenüber der Seat-Lizenzierung einen großen Vorteil. Ein Admin kann steuern, welche Mitarbeiter im Unternehmen DocuSign nutzen dürfen. Bei der Seat-Lizenzierung ist das nicht möglich. Wenn ein Mitarbeiter mit einer Seat-Lizenz statt 100 Envelopes nur 40 verbraucht, dann können die übriggeblieben 60 Envelopes nicht einfach einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden. Sie verfallen. Bei der Envelope-Lizenzierung schöpfen alle aus einem Pool und nachgekauft wird erst, wenn der Pool zur Neige geht.

Eine Seat-Lizenz enthält 100 Envelopes und kostet genauso viel wie 100 Envelopes. Sie verstehen, weshalb wir immer die Envelope-Lizenzierung empfehlen.

Seat Lizenzierung

Bei der Seat Lizenzierung wird nach benannten Benutzern lizenziert. Es kann immer nur ein Nutzer pro Seat Lizenz aktiv sein. Die Lizenzen können aber auf andere Nutzer übertragen werden, solange die maximale Seat-Anzahl nicht überschritten wird. Die Mindestlizenzierung beträgt 5 Seats. Ein Seat enthält 100 Envelopes.

Wir empfehlen immer Envelope-Lizenzierung.

Besonderheit bei Connector-Lizenzierung

Konnektoren können nur nach Seats lizenziert werden. Dennoch sollten Sie die Grundlizenz nach Envelopes lizenzieren.

Angenommen 5 Mitarbeiter benötigen einen Microsoft SharePoint Connector. Insgesamt benötigen Sie ca. 1.000 Envelopes pro Jahr. Sie bestellen also 1.000 x DocuSign Enterprise Pro Edition Envelope und 5 x SharePoint Connector. Damit können alle Mitarbeiter eSignature Enterprise und 5 Mitarbeiter den SharePoint Connector nutzen.

Premium Support

Premium Support muss für alle Pläne gebucht werden (Vorgabe von DocuSign). Um Ihnen die Bestellung zu erleichtern, haben wir Premium Support gleich mit den Plänen kombiniert. Bei uns müssen Sie Support also nicht separat buchen. Er ist immer enthalten.

  • 24×7 Live Telefonsupport
  • Antwortzeit unter 4 Stunden
  • 1 Stunde Notfall-Reaktionszeit
  • API Integration Support

Ist DocuSign rechtssicher in Deutschland?

In der gesamten EU sind elektronische Dokumente und Signaturen für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. Die elektronische Unterschrift mit DocuSign eSignature erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen (auch bekannt als eIDAS). Zusätzlich bietet DocuSign viele Möglichkeiten zum Erfüllen von rechtlichen Vorgaben:

DocuSign eSignature deutsch und 13 weitere Sprachen

DocuSign eSignature ist multilingual und für internationale, länderübergreifende Nutzung geeignet. Neben Deutsch werden folgende 13 Sprachen unterstützt:

English (U.S.), vereinfachtes Chinesisch, traditionelles Chinesisch, Holländisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Polnisch, brasilianisches Portugiesisch, portugiesisches Portugiesisch, Russisch und Spanisch.

DocuSign eSignature Editionsvergleich

In der folgenden Tabelle haben wir DocuSign eSignature for Salesforce nicht aufgeführt. Die Editionen entspricht DocuSign eSignature Business Pro mit integriertem Salesforce Connector.

Funktion Standard Edition Business Pro Edition Enterprise Pro Edition
Dokumente zum Signieren senden X X X
Basisfelder X X X
Mobile App X X X
Vorlagenfreigabe X X X
Basis-Workflows X X X
Prüfverlauf in Echtzeit X X X
Integration mit Dropbox, Google Drive, etc X X X
Personalisiertes Branding X X X
Expanded Branding (Mehrere Brands) Add-On Add-On X
Erweiterte Felder X X
Unterzeichneranhänge X X
Massensendungen X X
PowerForms X X
Vor-Ort-Signatur X X
Access Management (SSO) Add-On X
Advanced Workflow Add-On Add-On X
Erweiterte Compliance X
eNotary X

DocuSign Alternativen – Vergleich DocuSign vs. Adobe Sign

DocuSign eSignature und Adobe Sign (ehemals EchoSign) sind cloudbasierte Lösungen, um Dokumente rechtssicher elektronisch zu unterschreiben. Doch welche ist die bessere Lösung? Wie so oft gibt es hier keinen eindeutigen Gewinner und sie müssen die Stärken beider Lösungen für Ihren speziellen Bedarf bewerten.

Bedienungsfreundlichkeit

Beide Lösungen sind einfach zu nutzen. Gartner sieht allerdings DocuSign hier etwas im Vorteil. Adobe Sign erreicht 4.5/5 Punkten und DocuSign 4.7/5 Punkten.

Beide Hersteller bieten Testversionen an. Bei Adobe sind es 14 Tage und bei DocuSign 30 Tage. Sie können die Bedienungsfreundlichkeit selbst testen. Schreiben Sie mir ein E-Mail oder rufen Sie mich an.

Digitale Unterschrift

Beide Anbieter bieten die Möglichkeit, digitale Unterschriften überall zu leisten. Der Prozess unterscheidet sich kaum. Am Desktop, im Browser und in mobilen Apps. Der Prozess ist bei beiden ähnlich. Der Unterzeichner (auch mehrere sind möglich) erhält ein Link zum Dokument, das unterschrieben werden muss. Der Status wird überwacht und ist einsehbar. Man sieht jederzeit, wie es mit den Unterschriften vorangeht.

Anpassungen/Branding

Bei beide Anbietern lassen sich Logos, Slogans, Farben und mehr anpassen. HTML/XML kann bei DocuSign jedoch nur bei der Enterprise Edition verändert werden. Die Anpassungsmöglichkeiten bei Adobe sind in den günstigeren Editionen umfangreicher und Adobe bietet viele Templates, die den Einstieg erleichtern. Beim Thema „Customizing“ hat Adobe Sign die Nase etwas vorn.

Integration mit anderen Systemen

Adobe Sign wurde von Microsoft 2017 als „bevorzugte E-Signatur-Lösung“ genannt. Die Integrationsmöglichkeiten mit Office 365, Microsoft 365, Microsoft Flow, SharePoint, Dynamics und OneDrive sind hervorragend. Weitere Integrationen mit den wichtigsten Anbietern von CRM, HR, CLM (Contact Life Management) Systemen sind vorhanden.

DocuSign lässt sich ebenfalls mit Microsoft Systemen verbinden. Darüber hinaus werden hunderte Integrationen mit Service-Partnern auf der ganzen Welt angeboten. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass DocuSign bereits in den günstigeren Plänen alles bietet, was Adobe erst ab Enterprise Plänen liefert.

Support

Beim Adobe hängt der Support-Umfang von den Editionen ab. Wer beispielsweise Telefonsupport beim Deployment benötigt, muss einen Pro oder Enterprise Plan kaufen. Bei DocuSign kann der Support unabhängig vom gewählten Basisplan erweitert werden. Das gefällt uns besser.

Fazit

Zunächst einmal können Sie beide Systeme selbst testen und bewerten, welches für Ihren Bedarf am geeignetsten erscheint. Lassen Sie sich dann von mir zwei Vergleichsangebote erstellen. So sehen Sie, welche Lösung günstiger ist.

Generell sollten sich kleiner Organsisationen Adobe Sign genau anschauen. Hier bekommt man oft mehr fürs Geld. Große Unternehmen im Enterprise Sektor werden wiederum an DocuSign, mit hunderten von Integrationen und weltweiter Dominanz, kaum vorbei kommen.