SAM – Phasen des Software Asset Managements
Im ersten Teil unseres SAM-Artikels haben wir die Risiken der Softwarelizenzierung und die Vorteile eines Software Asset Management(SAM)-Projekts, sowie die im Projekt eingebundenen Prozesse und Mitarbeiter, erläutert. Im zweiten Teil behandeln wir die einzelnen Phasen eines SAM-Projekts und welche Ziele darin erreicht werden sollen. Die Phasen eines normalen Projekts setzen sich aus einem einführenden und abschließenden Workshop, der Lizenzevaluierung und anschließender Einstufung im SAM-Optimierungsmodell (SOM) zusammen. Am Ende steht das Zertifikat über die korrekte Lizenzierung. Die Zusammensetzung des SAM-Projekts ist modular und muss daher nicht demselben Schema entsprechen, sondern kann individuell auf den Kunden abgestimmt werden.
Die Projektphasen
Ein SAM-Projekt gliedert sich normalerweise in folgende Phasen:
- Kickoff-Workshop
- Lizenzevaluierung
- SAM-Optimierungseinstufung
- Abschließender Workshop
- SAM-Zertifikat für den Kunden
Kickoff-Workshop
Im Kickoff-Workshop werden die Ziele des SAM-Projekts spezifiziert. Diese sind für jedes Unternehmen individuell und reichen von einer reinen Übersicht des aktuellen Lizenzierungsstandes über den optimalen Einsatz der bereits vorhandenen Softwarelizenzen bis hin zu einer automatisierten Softwareverteilung und Kostenverrechnung.
Für den Ablauf des Projekts werden die Rahmenbedingungen, wie Richtlinien oder Vorgaben im Unternehmen, und die Abläufe in den Abteilungen, die das SAM-Projekt umsetzen, protokolliert. Auch die Aktivitäten während des Projekts und die für den Projektablauf erforderliche Informationsbeschaffung werden definiert. Dafür werden die Entscheider der folgenden Geschäftsprozesse benötigt:
- Bedarfserfassung
- Beschaffung
- Administration
- Durchführung von Softwareinstallationen
Zum Abschluss der ersten Phase erstellen wir ein auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Angebot für die Ausführung eines SAM-Projektes.
Lizenzevaluierung
Zum Abschluss der Phase wird aus den gewonnenen Informationen ein Software-Inventar erstellt und die effektive Lizenzposition(ELP) des Unternehmens bestimmt. Damit erhält das Unternehmen einen Bericht über die aktuelle Lizenzsituation, aus dem eine eventuelle Über- oder Unterlizenzierung ersichtlich ist und die Maßnahmen in der nächsten Phase abgeleitet werden. Die Einstufung im SAM-Optimierungsmodell (SOM)
Im SAM-Optimierungsmodell von Microsoft wird der SAM-Reifegrad des Unternehmens bestimmt. Aus diesem ergeben sich die weiteren Maßnahmen zum Erreichen einer optimalen SAM-Strategie.
Der abschließende Workshop
Im abschließenden Workshop werden die Ergebnisse der Lizenzblianz (ELP) und der SOM-Einstufung besprochen. Die Einstufung in der SAM-Optimierungsstufe und deren Auswirkungen auf das Unternehmen werden detailliert erläutert, um weitere Optimierungsmöglichkeiten für die Geschäftsprozesse aufzuzeigen. Dazu zählen unter anderem:
- Wahl der für Sie kostengünstigsten Lizenzierungsform
- Nachlizenzierung (falls erforderlich)
- Beschaffung von zusätzlichen Lizenzen
- Beschaffung und Einsatz eines Software Asset Management Tools
- Mitarbeiterschulungen zum Thema Software Asset Management
Am Ende der Phase kann das Unternehmen entscheiden, ob die Informationen an Microsoft weitergeleitet werden, um das SAM-Zertifikat zu erhalten. Ohne Genehmigung und Zustimmung werden keinerlei Informationen an Microsoft oder Dritte weitergeleitet!
Das SAM-Zertifikat
Bei einer korrekten Lizenzierung des Unternehmens und der Einreichung der Informationen bei Microsoft, kann das SAM-Zertifikat beantragt werden, wenn das Unternehmen zumindest die Stufe 2 (SAM-standardisiert) im SAM-Optimierungsmodell erreicht. Nach einer Prüfung der Ergebnisse erteilt Microsoft Ihrem Unternehmen, insofern die Lizenzbestimmungen eingehalten wurden, das Software Asset Management-Zertifikat. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von einem Jahr.
Das SAM-Zertifikat bestätigt dem Unternehmen die korrekte Lizenzierung der Microsoft Software. Microsoft wird während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats keine Lizenzplausibilisierungen im Unternehmen durchführen.
