Unzulässige Softwarenutzung und ihre Folgen

Mit Lizenzmanagement Kosten sparen und rechtliche Risiken minimieren

IT-Compliance gewann in letzter Zeit besonders im Mittelstand immer mehr an Bedeutung. Dazu gehört auch das häufig vernachlässigte Thema Lizenzmanagement. Hierbei geht es darum Haftungsrisiken für das Unternehmen zu minimieren, sowie rechtlichen Regelungen einzuhalten. Außerdem eröffnet eine systematisch gestaltete Lizenzierung Ihrem Unternehmen vielfältige Vorteile, wie etwa Kostenersparnis.

Vermeiden Sie Über- und Unterlizenzierung

Oft geschieht es ohne böse Absicht, dass ein Programm auf mehr Rechnern installiert ist, als Lizenzen dafür im Unternehmen vorhanden sind. Ein klassischer Fall von Unterlizenzierung. Auch ohne Vorsatz ist bei Aufdeckung mit hohen Strafgeldern, Sanktionen sowie einem Imageverlust zu rechnen. Geschäftsführer, Vorstände sowie IT-Verantwortliche der Firma können teilweise persönlich für Vergehen dieser Art haftbar gemacht werden ( nach § 106 des Urheberrechtsgesetzes ). Daher sollten Sie Unterlizenzierung vermeiden. Durch Überlizenzierung entstandene unnötige Kosten, sollten ebenfalls nicht unterschätzt werden. Überlizenzierung bedeutet, dass mehr Lizenzen erworben wurden, als nötig. Ist absehbar dass sich in relativ kurzer Zeit ein erhöhter Bedarf an Lizenzen einstellt ist solch ein Puffer natürlich sinnvoll. Kritisch wird es allerdings wenn regelmäßig zu viele Lizenzen „auf Halde“ bestellt werden. Ohne ein auf ihren Betrieb zugeschnittenes Lizenzmanagement ergeben sich weitere Probleme. Zum Beispiel bei der Frage, ob man Lizenzen kaufen, mieten oder leasen will. Außerdem bieten viele Hersteller ihre Produkte in verschiedenen Lizenzierungsvariationen an. Es gibt Abrechnungsmethoden nach Anzahl der Installationen/Prozessoren, nach Standort oder auch Nutzungsumfang. Vor allem in Betrieben mit sich häufig verändernden Bedingungen, wie zum Beispiel Mitarbeiterzahl und IT-Infrastruktur ist eine systematisch angelegte Lizenzierung unabdingbar. Virtualisierte Umgebungen bilden hier das Paradebeispiel, gerade durch Ihre extreme Flexibilität. Einfach eine neue Instanz zu eröffnen mag für den testenden Administrator natürlich komfortabel sein ist aber lizenzrechtlich immer mit Vorsicht zu genießen. Was außerdem beachtet werden sollte ist, dass Open-Source- sowie Freeware oft nicht für die kommerzielle Nutzung freigegeben ist. Durch kompetente und fachgerechte Beratung eines erfahrenen Lizenzierungsunternehmens werden Fehlinvestitionen dieser Art auf ein Minimum reduziert. Wichtig im Lizenzmanagement:

• Einhaltung der Richtlinien für Software-Installation und Nutzung
• Pflege und Aufbau einer Lizenz- und Softwaredatenbank
• Installationen nur von Administratoren durchführen lassen
• Eine ordentliche und sichere Aufbewahrung von Originaldatenträgern und Zubehör

Lizenzmanagement

Um die Software-Lizenzierung optimal in Ihrem Betrieb zu etablieren und den korrekten Umgang Ihrer Mitarbeiter mit installierten Programmen zu gewährleisten, sollten Sie in Ihrem Betrieb klare Richtlinien festlegen. Zum Beispiel sollte die Installation wichtiger Software schon aus Sicherheitsgründen immer nur von Administratoren ausgeführt werden. Datenträger, Handbücher und andere Komponenten, die später noch einmal benötigt werden könnten, sollten separat an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Das Anlegen einer Datenbank für alle vorhandene Software und alle Lizenzverträge, hilft die Übersicht zu behalten. Eine Datenbank dieser Art kann nach verschiedenen Gesichtspunkten, wie z.B. nach Art der Softwarelizenz (Open-Source-Software, Freeware, Shareware ) oder nach Umfang der Nutzungsberechtigungen (Ein¬zelplatz-, Rechenzentrums-, Unternehmenslizenz usw.) etc. geordnet werden. Einmal erstellt muss die Datenbank, vor allem in Bezug auf Updates, immer auf dem Laufenden gehalten werden. Bei der Erstellung und Instandhaltung einer solchen Datenbank sind wir Ihnen gerne behilflich. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Vorteile eines aktiven Lizenzmanagements

Bei geordneter Ausübung eines aktiven Lizenzmanagements bieten sich Ihnen eine breite Palette an Vorteilen und Möglichkeiten. Abgesehen von erkennbaren Kosteneinsparungen und einem deutlich minimiertem Haftungsrisiko, können sie zukünftigen Lizenzprüfungen entspannt entgegensehen, denn Ihre Daten zu Bestand- und Nutzungsrechten haben Sie schon geordnet und parat. Übrigens fahren viele Softwarehersteller erfahrungsgemäß ihre Kontrollen zurück, wenn sie festgestellt haben, dass im Betrieb ein geregeltes Lizenzmanagement stattfindet. So werden Ihre Zeit und Nerven weniger in Anspruch genommen.