Microsoft Office Product Key Card (PKC) vs. Open Volumenlizenz

Viele Kunden fragen uns, warum sie eigentlich die wesentlich teureren Microsoft Open Volumenlizenzen oder die Office 365 Abos kaufen sollen, wenn die Product Key Card Versionen doch viel günstiger sind. Man erwartet bei einer Volumenlizenz, wie der Name schon andeutet, einen Mengenrabatt und Preisvorteile. Dem ist aber nicht so, oder doch? Es kommt auf die Sichtweise an, könnte man meinen, wenn man sich dem Heer von gut meinenden Microsoft-Beratern und geschulten Vertriebspartnern aussetzt. Mindestens ein Gefühl der Unsicherheit bleibt jedoch nach den meisten Verkaufsgesprächen bestehen. Dabei ist alles gar nicht so schwierig.

Office Versionen und Preise

Die Office Versionen aus den Volumenlizenzprogrammen und die Office 365 Abonnements unterscheiden sich von den PKC-Versionen funktionell, preislich und lizenzrechtlich. Bei ihrer Entscheidung können Sie nicht einfach einen Feature-Vergleich anstellen, sondern müssen ebenfalls die Handhabung bei Installation, Update und lizenzrechtliche Aspekte berücksichtigen. Aber alles der Reihe nach. Schauen wir zunächst auf die Preise:

Multilingual (Eurozone)
Microsoft Office Home & Business 2019; Multilingual (Eurozone); Windows/Mac; PKC
SKU:
microsoft-11291
Brutto:
€221.34
Netto:
€186.00

Ja, ich habe mir auch schon die Augen gerieben und nochmals auf den Bildschirm geschaut. Es ist aber wirklich so. Zwischen der PKC Version Office Home & Business und der Office Standard und Office Professional liegen monetäre Welten. Ich hatte Ihnen eingangs versprochen, dass doch alles so einfach sei und ich bleibe dabei. Einfach die billigste Version kaufen ist tatsächlich für viele Office-Anwender genau die richtige Wahl – für viele aber nicht für alle.

Ende des Open Lizenzprogramms

Microsoft wird Open License auf Sicht abwickeln und in das [CSP] oder [Open Value] Lizenzprogramm überführen. Das betrifft vorerst nur Firmenkunden, die Office 2019, Server Produkte (Windows Server / SQL Server / SharePoint / Skype) und andere Dauerlizenzen kaufen. Behörden und Bildungseinrichtungen können bis auf Weiteres im Open License Programm einkaufen. Microsoft hat aber auch hier bereits angekündigt, Änderungen durchzuführen. Wir gehen davon aus, dass langfristig alle Kauflizenzen über CSP und Produkte mit Software Assurance über Open Value abgewickelt werden.

Eine Übersicht der Änderungen und Alternativen finden Sie in unserem Beitrag [Open License: Abkündigung zum 31.12.2021]

Reicht die günstige Office Home & Business PKC?

Wenn Sie Office für eine kleine Organisation benötigen, sagen wir für 5 Arbeitsplätze, dann sollten Sie im allgemeinen mit den PKC-Versionen gut zurecht kommen. Vergleichen Sie die enthaltenen Office-Komponenten, denken Sie über das Zweitnutzungsrecht nach und wenn ein Terminal-Server für Sie kein Thema ist, dann schnell bei den Office PKC zuschlagen. Bei uns natürlich.

Noch einfacher ist die Entscheidung, wenn Sie Office für eine große Organisation anschaffen, sagen wir mit 1.000 Office Arbeitsplätzen oder mehr. Vergessen Sie PKCs, die sind in großen Umgebungen schlicht und ergreifend nicht handhabbar. Sie kommen um Volumenlizenzen nicht herum.

Ertappt. Ich habe etwas geschummelt. Die Entscheidung für oder gegen PKC ist in diesen Fällen tatsächlich trivial, nicht jedoch die Wahl des besten Volumenlizenzprogramms. Open, Open Value, Open Value Subscription, Companywide, Select Plus, EA sind einige Optionen. Hinzu kommen die Office 365 Cloud Angebote. Sie reiben sich schon wieder die Augen? Warum man alle diese Lizenzarten braucht und warum es nicht einfach eine einzige Volumenlizenz gibt? Diese Frage müssen Sie an Microsoft richten. Wir haben uns die vielen Volumenlizenzen jedenfalls nicht ausgedacht, helfen jedoch gerne, den Weg durch das Labyrinth zu finden. Nicht hier an dieser Stelle, das würde den Rahmen dieses kleinen Beitrags sprengen, dafür gerne am Telefon oder persönlich bei Ihnen im Haus. Einen ersten Einblick in die Lizenzierungsmöglichkeiten bei Microsoft finden Sie auf unserer Seite zur Microsoft Lizenzierung.

OK, etwas abgeschweift. Zurück zum Thema…

Zweitnutzungsrecht

Zitat aus den Produktnutzungsrechten (PUR – Product Use Rights) für Desktop-Anwendungen von Microsoft: „2. Wenn der Kunde die Software nicht als Konzernprodukt oder auf unternehmensweiter Basis lizenziert, ist er außerdem berechtigt, die Software auf einem einzelnen tragbaren Gerät zur Nutzung durch den Hauptnutzer des Lizenzierten Geräts zu installieren“

Sie fragen sich wann ein Gerät tragbar ist? Ich will jetzt nicht angeben aber ich trage problemlos meine alten Röhrenfernseher in den zweiten Stock. Vielleicht liegt die Beurteilung der „Tragbarkeit“ im Ermessen des jeweiligen Prüfers. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn sie von einer schmächtigen Person ausgehen und sich auf Notebooks, Tablets und noch kleinere Geräte beschränken. Nehmen Sie sich selbst als Hauptbenutzer des „tragbaren Gerätes“ und nicht die Schwiegermutter oder den Arbeitskollegen. Dann müssen Sie auch keine schmächtigen Prüfer fürchten.

Das Zweitnutzungsrecht gilt nicht bei den Office PKC-Versionen. Ich reite hier ziemlich auf den Preisunterschieden herum, und die relativieren sich gewaltig, wenn man das Zweitnutzungsrecht benötigt! Beim Preisvergleich der Office Professional respektive Office Pro Plus verändert sich sogar das Vorzeichen, ja nach aktuellem Tagespreis. Was günstig scheint ist plötzlich teuer. Zwei Office Pro PKCs waren schon teurer als ein Office Pro Plus Open-NL. Gerade (im Mai 2016) sind sie wieder etwas günstiger bzw. fast gleich auf.

Nutzung über Terminal Server

Wenn Sie Office 2016 über Terminal Server bereitstellen möchten, haben Sie bereits die Aus-Karte gezogen. Bei den Office 2016 PKC Versionen ist das verboten. Ihnen bleiben nur noch Volumenlizenzen oder ein passender Office 365 Plan. Wenn Sie heute für eine kleine Umgebung die Einführung von Terminal Diensten planen, sollten Sie diese Mehrkosten bei der Entscheidung berücksichtigen.

Produktaktivierung

Eines der wichtigsten Kriterien ist die Produktaktivierung. Bei kleineren Organisationen mit einigen wenigen PCs wird Office üblicherweise separat auf jedem PC von einem Datenträger oder über das Netzwerk installiert. Bei PKC-Versionen muss jede Installation einzeln aktiviert werden. Dreimal geht das über das Internet und dann nur noch telefonisch. Mit wachsender Zahl von PCs wird diese Art zu installieren umständlich und teuer.

Bei Open Lizenzen muss zwar auch jede Installation aktiviert werden, dies kann aber über Dienste wie dem KMS (Key Management Service) automatisiert werden. Für viele Organisationen ist das der einzige Grund, warum sie sich für die teureren Open-Lizenzen entscheiden. Übrigens für alle Schlauberger. Es gibt hier keinen legalen Work-Around! PKC heißt Einzelaktivierung von jeder Installation. Siehe dazu auch den nächsten Punkt über das Re-Imaging Recht.

Re-Imaging Recht

Zitat aus dem Dokument Microsoft Re-Imaging Recht im Volumenlizenzvertrag: Re-imaging bedeutet das Anfertigen und Verteilen eines Images unter Verwendung von Volumen-lizenzmedien. Das Ziel ist es, das Abbild einer Standardkonfiguration zu erstellen, um es dann unternehmensweit einsetzen zu können. In den Volumenlizenzverträgen ist dieses Re-Imaging Recht enthalten. Bitte überprüfen Sie, ob dieses Recht in Ihrem Microsoft Lizenzvertrag ausdrücklich vermerkt ist, damit es für Sie Gültigkeit hat.

Gleich vorweg auch hier der Hinweis an alle schwäbischen „Cleverle“, zu denen ich übrigens auch gehöre. Es gibt keinen legalen Work-Around! Se dürfeds einfach ned mache! Es gab einmal in den guten alten Zeiten die legale Möglichkeit einen Volumenlizenz-Datenträger plus Reimaging auch bei OEMs zu verwenden. Ja, es war einmal und früher war alles viel besser. Aber heute geht es eben nicht mehr.

Vielleicht haben Sie sich gewundert, warum Microsoft nun so viele Office-Editionen anbietet, die sich teilweise, vom Namen abgesehen, kaum unterscheiden? Und warum werden die dann noch auf verschiedene Lizenzprogramme und Vertriebswege exklusiv verteilt? Ich denke Sie ahnen jetzt die Antwort. Mit Volumenlizenz-Keys für die Produkte Office 2016 Standard oder Professional Plus lassen sich so natürlich – nun auch rechtlich abgesichert – keine Office Home & Business oder Professional installieren. Die Programme sind verschieden, und zwar nicht nur dem Namen nach, sondern auch tatsächlich durch die Zusammenstellung der Programmteile. Microsoft hat aus dem gerichtlichen OEM-Debakel anscheinend gelernt.

Downgrade-Recht

Sie sind noch dabei? Die Chancen steigen, dass Sie mit den günstigen PKCs davon kommen. Vielleicht nehmen Sie dabei größere Unannehmlichkeiten auf sich, wie umständliche Installation und Wartung oder aufwändige Verwaltung von vielen PKCs. Wenn Sie auch die Downgrade-Recht-Hürde nehmen, dann sieht es wirklich gut für Sie aus. Wir drücken die Daumen.

Wenn Sie sich jetzt fragen, warum sie ihre Software downgraden und eine alte Version einsetzen sollten, dann brauchen Sie vermutlich auch kein Downgrade-Recht. In größeren Organisationen können jedoch nicht immer alle Programmversionen synchron gehalten werden. Gründe sind Hardware-Restriktionen oder ganz banal, Käufe zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Mit Office-Lizenzen aus Volumenlizenzprogrammen wie Select oder Open erhalten Sie ein Downgrade-Recht, bei PKC hingegen nicht.

Angenommen Sie haben noch Office 2010 im Einsatz, möchten aber innerhalb von 6 Monaten auf Office 2016 wechseln. Sie könnten nun versuchen, für alle neuen PCs irgendwo alte Office am Markt zu erwerben (ich meinte natürlich nicht irgendwo sondern selbstverständlich bei uns). In 6 Monaten müssten Sie die kürzlich erworbenen Office entsorgen und neu kaufen. Haben Sie jedoch Office 2016 mit Downgrade-Recht entfällt der Neukauf in 6 Monaten und auf Grund des Downgrade-Rechts können Sie bis dahin die 2010-er Versionen installieren und verwenden.

Office PKC Hauptgewinn?

Sind haben es fast geschafft. Prüfen Sie nochmals die Liste mit den enthaltenen Office Produkten. Passt es immer noch? Wie wichtig ist Ihnen das Zweitnutzungsrecht? Wirklich egal? Sonst auch auf kein K.O.-Kriterium gestoßen? Dann gratulieren wir! Sie können Geld sparen und Office als PKC statt als Open Volumenlizenz kaufen. Natürlich bei Ihrem Spezialisten und zur Zeit noch, solange der Vorrat reicht, zu absoluten Spitzenpreisen!

Und wenn Sie zu denen gehören, die Volumenlizenzen brauchen, dann seien Sie nicht traurig. Das Zweitnutzungsrecht entschädigt sie in vielen Fällen auch finanziell. Man bekommt ja fast zwei Office zum hohen Preis von einem Office.

Und was ist mit Office 365?

Die Office 365 Dienste von Microsoft haben wir zwar öfters erwähnt, lassen sich hier aber nicht richtig einordnen. Ist auch nicht genau das Thema. Vielleicht schreiben wir dazu bei Gelegenheit einen separaten Beitrag. Dennoch ein paar Worte zu Office 365

Office 365 steht ausschließlich als Subscription zur Verfügung: Das heißt die Software wird für die Laufzeit „gemietet“ und das Nutzungsrecht erlischt mit dem Ende der Subscription. Viele kleinere Unternehmen kaufen eine Office Version und nutzen diese über mehrere Jahre hinweg, Office 365 wird dagegen sehr attraktiv für Unternehmen, die zusätzliche Office 365 Dienste, wie beispielsweise E-Mail Versand oder teilbaren Onlinespeicher, benötigen. Für Großunternehmen ist es zudem interessant wegen der Flexibilität (kurzfristige Lizenzen sind als Subscription vorteilhaft) und durch die Einbindung von Office 365 in den Volumenlizenzprogrammen erhalten Sie zusätzliche Dienste, die bei den herkömmlichen Office Versionen die kostenpflichtige Software Assurance benötigen.

Es gibt den mit den herkömmlichen Office Editionen vergleichbaren (und inhaltsgleichen) Office 365 Professional Plus Plan. Dieser bietet die Installation auf bis 5 beliebigen Geräten für den lizenzierten Nutzer und weitere Online-Werkzeuge für die Zusammenarbeit, Compliance und Business Intelligence (beispielsweise SharePoint Online und Onlinespeicher).

Installationsrecht auf beliebigen PCs

Ein Leser hat unten einen wichtigen Kommentar abgegeben. Tatsächlich muss ich noch auf den Wunsch von Microsoft eingehen, die PKCs nur mit neuen PCs zu verkaufen. Ich interpretiere das als „Wunsch“, da Microsoft lange Zeit die Verkaufsprospekte und Informationen entsprechend aufgebaut hat. Wünsche gehen jedoch nicht immer in Erfüllung. Beispielsweise ging der langjährige Wunsch, den Vertrieb von OEM-Versionen an den Verkauf von PCs zu koppeln, nicht in Erfüllung. Siehe dazu BGH, Urteil v. 06.07.2000, Az. I ZR 244/97, CuR 2000, 651 (OEM-Urteil). Googeln sie mal. Ist interessant.

Das Urteil ist aus dem Jahr 2000, wirkt jedoch bis heute auf die gesamte Branche. Vielleicht hat es dazu beigetragen, dass Microsoft folgende Meldung veröffentlicht hat (die Unterstreichung stammt von uns):

…The Microsoft Office Division will be refreshing the Office 2010 Product Key Card (PKC) packaging, messaging, sales guidance, and training in October 2011. Starting in October (aligned with your market’s Holiday refresh), the PKC will primarily be messaged as a one-user/one-PC SKU that can be sold and purchased with or without a PC, and used with any PC that meets the Office 2010 system requirements….

Und was ist mit Office 2019?

Im Prinzip bleibt alles gleich. Auf Grund der Preiserhöhung schlägt das Pendel stärker in Richtung Office 365. Für Office 365 sprechen noch andere, gewichtige Faktoren. Neben der nutzerbasierten Lizenzierung vor allem der verkürzte Support-Zeitraum und die Anforderungen die neusten Betriebssysteme (Windows 10 und Windows Server 2019) zu verwenden.

Und jetzt?

Es gibt noch ein paar Details und Aspekte, die wir bisher unerwähnt ließen. Die SA (Software-Assurance) wäre so ein Detail. Die gibt es nur für Volumenlizenzen. Dieser Artikel soll keinesfalls ein Beratungsgespräch mit unseren Microsoft-Spezialisten ersetzen. Ich wollte Sie nur für das unbedingt notwendige Gespräch mit unseren Lizenzberatern fit machen. Haben Sie das hier gelesen, können Sie hoffentlich dem Redeschwall und der Flut an Argumenten jeder soliden Microsoft Vertriebsabteilung standhalten, auch unserer. :-)