DocuSign eSignature

Produkte

DocuSign eSignature ermöglicht auf praktisch jedem Gerät Dokumente elektronisch zu signieren und zu verwalten. DocuSign ist als einziger eSignatur-Provider über alle Systeme, Prozesse und Geschäftsbetriebe hinweg ISO 27001 zertifiziert. Es bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Rechtsgültigkeit der Signaturen zu gewährleisten. Die Lösung entspricht dem US-amerikanischen ESIGN Act und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA), sowie der EU-eIDAS-Verordnung  und unterstützt ebenfalls die DSGVO.

Editionen

DocuSign bietet eSignature in drei Editionen an:

• DocuSign eSignature Standard
  

  eSignature Standard Edition enthält alle nötigen Basisfunktionen einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur: Rechtssicher unterzeichnen, signieren, bestätigen (lassen) und versenden. Unbegrenzte Signaturen, grundlegende Anpassungen, einfache Workflows. Integrierter Zugriff auf gängige Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive, MS OneDrive und andere).

• DocuSign eSignature Business Pro
  

  eSignature Business Pro enthält alle Funktionen von eSignature Standard plus Unterstützung für erweiterte Felder und Berichte, Unterzeichneranhänge, Massensendungen, PowerForms und Vor-Ort-Signaturen, sowie anpassbares Branding. Erweiterbar durch Add-ons (Funktionen) und Konnektoren (Schnittstellen zu Unternehmenssoftware).

• DocuSign eSignature For Salesforce
  

  eSignature for Salesforce ist vergleichbar einer Bundle-Lizenz aus DocuSign eSignature Business Pro mit Salesforce Connector. Erweiterbar durch Add-ons (Funktionen).

• DocuSign eSignature Enterprise Pro
  

  eSignature Enterprise Pro enthält alle Funktionen der eSignature Business Pro Edition plus Funktionen für die vollständige Digitalisierung aller Verträge in großen Organisationen und umfassenden Integrationsmöglichkeiten.

Siehe dazu auch unsere Vergleichstabelle

Die Preise entnehmen Sie bitte der jeweiligen Produktseite oder lassen Sie sich von mir über die Kosten und die Lizenzmodelle beraten.

Add-ons und Konnektoren

• Add-ons
  Erweitert den Funktionsumfang der Editionen Standard und Business Pro. In Enterprise Pro sind alle Add-ons bereits enthalten.

• Konnektoren
  Integriert DocuSign in Anwendungen anderer Hersteller wie Salesforce, SAP, M365, Google Workspace und weitere.

Lizenzierung

Lizenziert wird nach Envelopes, Mindestbestellmenge sind 500 Envelopes.

Das DocuSign eSignature Lizenzmodell basiert ausschließlich auf Jahresabonnements/Subscriptions. Sind alle Envelopes aufgebraucht, bestellen Sie sie einfach nach. Endet das Abonnement, verfallen nicht verbrauchte Envelopes. Nachbestellungen sind jederzeit möglich.

Was ist ein Envelope?

DocuSign versteht unter Envelope einen Container für Dokumente, Signaturen und Aktionen. Ein solcher virtueller Umschlag enthält alle Daten zu den zu unterzeichnenden Dokumenten, den Unterzeichnern und anderen Empfängern sowie den Orten, an denen die Unterzeichner die Dokumente unterschreiben werden. Dokumente werden in Envelopes gelegt und anschließend an Adressaten verschickt. Die Überprüfungen der Signaturen und Zertifikate der Dokumente und Vorgänge erfolgen über eine einfach zu bedienende Web-Applikation.

Anmerkung: Ein einzelner Envelope unterstützt mehrere Dokumente und mehrere Adressaten bis zur Leistung aller Unterschriften.

Beispiel

Angenommen, Ihr Geschäftspartner soll einen Vertrag unterzeichnen. Neben dem Geschäftsführer muss auch der Prokurist zustimmen. Sie legen nun alle benötigten Dokumente und den Vertrag in einen Envelope und senden ihn an den Geschäftspartner. Der Partner möchte den Vertrag anpassen. Sie ändern wunschgemäß und verschicken die Dokumente erneut. Das geht mit einem einzigen Klick. Geschäftsführer und Prokurist sind zufrieden und unterschreiben. Damit ist der Vorgang abgeschlossen und es wurde genau ein Envelope verbraucht.

Gibt es weitere Lizenzierungsarten?

Ja, es gibt sogenannte Seat-Lizenzierung. Seat-Lizenzen sind gleichzusetzen mit Benutzer-Lizenzen. Seat-Lizenzen sind an Benutzer gebunden und nicht übertragbar. Envelope-Lizenzierung ist flexibler und meistens günstiger. Bei Envelope-Lizenzierung dürfen beliebig viele Mitarbeiter DocuSign eSignature verwenden. Envelopes können jederzeit nachbestellt werden. Eine Seat-Lizenz enthält 100 Envelopes. Mindestlizenzierung sind 5 Seats. Seat-Lizenzen bieten keine Preisvorteile, daher sind Envelope-Lizenzen fast immer die bessere Wahl.

Seat und Envelope Vergleich

• SEAT

  • Ist definiert als eine Person, die auf das System zugreift. Seat-Lizenzen sind fest an den Benutzer gebunden und nicht übertragbar.
  • Schließt die Verarbeitung von Envelopes mithilfe automatisierter Stapel- oder Massen-Sendevorgänge oder die Verwendung der DocuSign-API zum Versand von Envelopes aus.
  • Beinhalten 100 Envelopes pro Seat. Sind diese Envelopes verbraucht kann man keine Envelopes dazu kaufen, unverbrauchte verfallen nach 1 Jahr.

• ENVELOPE

  • Keine Limits bei Anzahl der Benutzer in einem Unternehmen.
  • Sind vom Benutzer unabhängig.
  • Können vom Administrator flexibel verwaltet werden.
  • Können jederzeit nachbestellt werden
  • Mindestbestellmenge 500

Kosten: 500 Envelopes kosten in etwa so viel wie 5 Seats (100 Envelopes pro Seat ).

TIPP: Bevorzugen Sie Envelope-Lizenzierung. Sie ist flexibler, meistens günstiger und nie teurer als Seat-Lizenzierung.

Besonderheit bei Connector-Lizenzierung

Konnektoren können nur nach Seats lizenziert werden. Die Grundlizenz (DocuSign eSignature) sollte dennoch nach Envelopes lizenziert sein.

Angenommen 5 Mitarbeiter benötigen einen Microsoft SharePoint Connector. Insgesamt benötigen Sie ca. 1.000 Envelopes pro Jahr. Sie bestellen also 1.000 x DocuSign Enterprise Pro Edition Envelope und 5 x SharePoint Connector. Damit können alle Mitarbeiter eSignature Enterprise und 5 Mitarbeiter SharePoint Connector nutzen.

Premium Support

Premium Support muss für alle Pläne gebucht werden (Vorgabe von DocuSign). Um Ihnen die Bestellung zu erleichtern, haben wir Premium Support gleich mit den Plänen kombiniert. Bei uns müssen Sie den Premium Support nicht separat buchen, er ist immer im Preis enthalten.

• 24×7 Live Telefonsupport
• Antwortzeit unter 4 Stunden
• 1 Stunde Notfall-Reaktionszeit
• API Integration Support

Info: Premium Support ist bei uns immer im Preis enthalten und muss nicht separat gebucht werden.

Vergleich der Editionen

Ist DocuSign rechtssicher in Deutschland?

Ja, DocuSign eSignature unterstützt EU-eIDAS-Verordnung . In Europa gilt seit 2016 die eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) und dient europaweit als einheitliche Grundlage für elektronische Transaktionen, einschließlich elektronischer Signatur von Geschäftsprozessen.

In der gesamten EU und EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) sind elektronische Dokumente und Signaturen für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. Die elektronische Unterschrift mit DocuSign eSignature erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen (auch bekannt als eIDAS ).

Zusätzlich bietet DocuSign weitere Möglichkeiten zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben:

• Verifikation (mehrstufig) der Identitäten der Unterzeichner
• Die Absicht des Unterschreibenden zur Unterzeichnung bestätigen
• Zuordnung der Signaturen zwischen Unterzeichner und Dokumenten
• Vollständige Dokumentation aller wichtigen Dokumente und Unterschriftaktivitäten
• Dauerhafter, sicherer Zugang zu DocuSign Dokumenten
• Dokumentenschutz mit Siegeln, eine Kombination von unabhängig zertifizierten und sicheren Systemprozessen und PKI (Public Key Infrastructure)

DocuSign eSignature international

DocuSign eSignature ist ein weltweiter Anbieter elektronischer Signaturen in mehr als 180 Ländern weltweit und ist für internationale, länderübergreifende Nutzung geeignet.

Dokumente zur Signierung werden in vielen Sprachen unterstützt, unter anderem:

• Deutsch
• Englisch (U.S.)
• Chinesisch, vereinfacht
• Chinesisch, traditionell
• Holländisch
• Französisch
• Italienisch
• Japanisch
• Koreanisch
• Polnisch
• Portugiesisch, brasilianisch
• Portugiesisch, europäisch
• Russisch
• Spanisch

Zusätzlich bietet DocuSign eSignature Benutzern die Möglichkeit, Dokumente in 44 lokalisierten Sprachen zu signieren.

Siehe dazu auch The Global Standard for eSignature® 

Künstliche Intelligenz in DocuSign

DocuSign integriert mit Docusign Iris eine eigene KI-Engine in eSignature. Die KI-Funktionen beschleunigen den Signaturprozess auf beiden Seiten:

• KI-Zusammenfassungen: Verträge werden automatisch zusammengefasst, Unterzeichner erhalten einen schnellen Überblick.
• KI-gestützte Q&A: Unterzeichner können Fragen zum Dokumentinhalt stellen und erhalten direkte Antworten.
• Feldvorschläge: Die KI erkennt Signatur- und Formularfelder automatisch und beschleunigt die Dokumentenvorbereitung.

Die KI-Funktionen werden schrittweise in alle eSignature-Editionen ausgerollt. Fragen Sie uns nach dem aktuellen Verfügbarkeitsstand.

DocuSign Alternativen: Vergleich DocuSign vs. Adobe Acrobat Sign

DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind cloudbasierte Lösungen für rechtssichere elektronische Signaturen. Doch welche ist die bessere Lösung? Wie so oft gibt es keinen eindeutigen Gewinner. Die Stärken beider Lösungen müssen für den jeweiligen Einsatzzweck bewertet werden.

Bedienungsfreundlichkeit

Beide Lösungen sind einfach zu nutzen und auf Desktop, im Browser und in mobilen Apps verfügbar. Beide Hersteller bieten Testversionen an: Adobe Acrobat Sign mit 14 Tagen, DocuSign mit 30 Tagen. Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich an. Ich begleite Sie beim Test und erstelle anschließend Vergleichsangebote.

Digitale Unterschrift

Beide Anbieter ermöglichen digitale Unterschriften auf allen Geräten. Der Prozess ist bei beiden ähnlich: Der Unterzeichner erhält einen Link zum Dokument, das unterschrieben werden muss. Der Status wird überwacht und ist jederzeit einsehbar. Mehrere Unterzeichner sind möglich.

Es kann eine digitale Signatur generiert werden, oder Ihre eigene handschriftliche Unterschrift wird zertifiziert und fortan als digitale Signatur verwendet. Über das Portal DocuSign Login  können Sie alle Signaturen und Prozesse einrichten und verfolgen.

Anpassungen/Branding

Bei beiden Anbietern lassen sich Logos, Slogans, Farben und mehr anpassen. HTML/XML kann bei DocuSign jedoch nur bei der Enterprise Edition verändert werden. Die Anpassungsmöglichkeiten bei Adobe Acrobat Sign sind in den günstigeren Editionen umfangreicher, und Adobe bietet viele Templates, die den Einstieg erleichtern. Beim Thema Customizing hat Adobe Acrobat Sign die Nase etwas vorn.

Integration mit anderen Systemen

Adobe Acrobat Sign bietet hervorragende Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft 365, SharePoint, Dynamics und OneDrive sowie mit den wichtigsten CRM-, HR- und CLM-Systemen (Contract Lifecycle Management).

DocuSign lässt sich ebenfalls mit Microsoft-Systemen verbinden und bietet über 1.000 vorkonfigurierte Integrationen weltweit. Ein weiterer Pluspunkt: DocuSign enthält bereits in den günstigeren Editionen Funktionen, die Adobe Acrobat Sign erst ab Enterprise-Plänen liefert.

Support

Bei Adobe Acrobat Sign hängt der Support-Umfang von der gewählten Edition ab. Wer Telefonsupport beim Deployment benötigt, muss einen Pro- oder Enterprise-Plan kaufen. Bei DocuSign kann der Support unabhängig vom gewählten Basisplan erweitert werden.

Fazit

Sie können beide Systeme selbst testen und bewerten. Lassen Sie sich anschließend von mir zwei Vergleichsangebote erstellen. So sehen Sie, welche Lösung günstiger ist.

Kleinere Organisationen sollten Adobe Acrobat Sign genau prüfen. Große Unternehmen im Enterprise-Bereich entscheiden sich häufig für DocuSign mit seiner weltweiten Marktführerschaft und über 1.000 Integrationen.