Microsoft 365, Google Workspace oder Nextcloud? Wer macht das Rennen?

Was bei der Wahl der richtigen Plattform zählt

Ob Groupware, Kollaborationsplattform oder Digital Workplace genannt, die Bezeichnungen überschneiden sich stark und meinen im Kern dieselbe Entscheidung. Sie legt das Fundament für digitale Souveränität, DSGVO-Konformität und den Grad der langfristigen Herstellerabhängigkeit (Vendor Lock-in). Zusätzlich prägt sie die TCO-Kalkulation: planbare SaaS-Lizenzen auf der einen Seite, Investitionen in Betrieb und Wartung eigener Infrastruktur auf der anderen.

Groupware bündelt E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateiablage und oft auch Chat oder Videokonferenzen in einer gemeinsamen Plattform. Für Unternehmen stellt sich dabei selten die Frage nach der Funktion allein, fast alle Lösungen decken diese Basisdienste ab. Entscheidend sind drei andere Faktoren. Dazu zählen das Lizenzmodell und die damit verbundenen Kosten, der tatsächliche Funktionsumfang je nach Edition und der Ort, an dem die Daten liegen.

Dieser letzte Punkt hat in den vergangenen Jahren massiv an Gewicht gewonnen. Unternehmen mit Anforderungen an digitale Souveränität oder strenge Datenschutzvorgaben prüfen zunehmend, ob eine Lösung in der Cloud eines US-Anbieters läuft oder auf eigener beziehungsweise europäischer Infrastruktur betrieben werden kann. Dieser Beitrag vergleicht mit Microsoft 365, Google Workspace und Nextcloud die drei am häufigsten nachgefragten Lösungen und ordnet HCL Domino/Notes sowie MDaemon als Optionen für spezielle Szenarien ein.

Microsoft 365

Microsoft 365 (M365) ist die am weitesten verbreitete Groupware-Lösung im deutschen Mittelstand und im Enterprise-Segment. Kernbestandteile sind Exchange Online für E-Mail und Kalender, SharePoint Online für Dateiablage und Intranet, Microsoft Teams für Chat und Videokonferenzen sowie OneDrive for Business für den persönlichen Cloudspeicher. Je nach Plan kommen die Office-Desktop-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) hinzu.

Microsoft 365 ist in drei Zielgruppen gestaffelt: Business-Pläne (Basic, Standard, Premium) für Organisationen bis 300 Nutzer, Enterprise-Pläne (E3, E5, E7) ohne Nutzerlimit für größere Unternehmen mit höheren Anforderungen an Sicherheit und Compliance, sowie Frontline-Pläne (F1, F3) für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz. Lizenziert wird durchgängig als User Subscription License. Jeder Nutzer benötigt eine eigene Lizenz, unabhängig davon, wie viele Geräte er damit nutzt (bis zu fünf Geräte pro Geräteklasse).

Bei der Kostenplanung lohnt sich ein Blick auf die Vertragslaufzeit. Microsoft bietet Subscriptions mit 1, 12 oder 36 Monaten Laufzeit an. Jahreslizenzen sind günstiger als die monatliche Abrechnung. Seit dem 1. Juli 2026 gelten für die meisten Pläne höhere Preise, wobei bestehende Jahreslizenzen bis zum Ende ihrer Laufzeit geschützt bleiben. Details dazu finden Sie auf unserer Microsoft-365-Seite.

Ein Aspekt wird bei der Souveränitätsdiskussion oft übersehen. Microsoft 365 läuft als Cloud-Dienst eines US-Konzerns. Auch mit europäischen Rechenzentren unterliegt Microsoft als US-Unternehmen grundsätzlich dem US-CLOUD-Act. Für Unternehmen ohne besondere Compliance-Vorgaben ist das in der Praxis meist kein Hindernis, für Organisationen mit KRITIS-Bezug oder strengen Datenschutzanforderungen aber ein Prüfpunkt.

Microsoft begegnet dieser Diskussion mit der EU Data Boundary (EUDB). Das Programm ist eine von mehreren Zusagen ("Durable Commitments on Data Location"), mit denen Microsoft sicherstellt, dass Daten bestimmter Dienste dauerhaft am zugesagten Ort gespeichert bleiben. Für Tenants mit einem EU- oder EFTA-Sitz deckt die EUDB die Kerndienste Exchange Online, SharePoint/OneDrive, Microsoft Teams sowie Microsoft 365 Copilot ab, seit Februar 2026 zusätzlich ausgewählte Purview-Dienste. Die Daten dieser Dienste werden dann dauerhaft in Rechenzentren innerhalb der EU beziehungsweise EFTA gespeichert.
Quelle: Overview and Definitions - Microsoft 365 Enterprise  (Microsoft Learn).

Das ändert nichts an der grundsätzlichen US-Konzernzugehörigkeit und dem damit verbundenen CLOUD-Act-Risiko, verringert aber das Risiko einer Datenspeicherung außerhalb der EU für die genannten Kerndienste. Nicht alle Microsoft-365-Dienste sind von der EUDB abgedeckt, ein Blick in die aktuelle Dienstliste lohnt sich bei strengen Compliance-Vorgaben immer im Einzelfall.

Google Workspace

Google Workspace (GWS) (vormals G Suite) verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie Microsoft 365, allerdings konsequent browserbasiert. Gmail, Google Meet, Google Drive sowie die Office-Alternativen Docs, Sheets und Slides sind in jeder Edition enthalten, ebenso Chat, Calendar und Verwaltungsfunktionen. Native Desktop-Anwendungen wie bei Microsoft 365 gibt es nicht, alle Anwendungen laufen im Browser oder in mobilen Apps.

Auch bei Google Workspace ist die Struktur dreistufig. Starter richtet sich an Einzelpersonen und Kleinstunternehmen (30 GB Speicher, Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern), Business (Standard, Plus) für KMU bis 300 Nutzer mit 1 bis 5 TB gemeinsamem Speicher, und Enterprise (Starter, Essentials, Essentials Plus, Standard, Plus) für Unternehmen ohne Nutzerlimit mit bis zu 1.000 Konferenzteilnehmern und erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Optional lässt sich Gemini for Google Workspace als KI-Erweiterung hinzubuchen.

Lizenziert wird als jährliche Subscription pro Benutzer, wobei Google jede personalisierte E-Mail-Adresse als eigenen Nutzer zählt. Konkrete Preise nennt Google öffentlich nur für Endkunden direkt; als Reseller stellen wir Ihnen auf Anfrage ein individuelles Angebot zusammen, das auch Rabatte für Bildungseinrichtungen und Behörden berücksichtigen kann.

Für die Souveränitätsfrage gilt bei Google Workspace grundsätzlich dasselbe wie bei Microsoft 365. Google ist ein US-Konzern und unterliegt damit ebenfalls dem US-CLOUD-Act, unabhängig vom Serverstandort der Daten.

Nextcloud

Nextcloud Enterprise verfolgt einen fundamental anderen Ansatz. Die Software basiert auf Open Source, wird von einem deutschen Unternehmen mit Sitz in Stuttgart entwickelt und läuft ausschließlich auf selbst betriebener Infrastruktur, egal ob im eigenen Rechenzentrum oder bei einem frei wählbaren Hoster in Deutschland oder anderswo in der EU. Für Unternehmen mit klaren Vorgaben zur Datenresidenz ist das der zentrale Unterschied zu Microsoft 365 und Google Workspace.

Nextcloud ist konsequent modular aufgebaut. Basis ist immer eine Nextcloud Files-Subscription für Dateiablage und -synchronisation. Darauf lassen sich Nextcloud Groupware (Kalender, Kontakte, E-Mail über CalDAV/CardDAV), Nextcloud Talk (Videokonferenzen, Chat) und Nextcloud Office (kollaborative Dokumentbearbeitung auf Basis von Collabora Online) als Add-ons hinzubuchen. Wer nur Videokonferenzen benötigt, kann Talk auch als eigenständige Standalone-Edition ohne Files-Basis lizenzieren.

Lizenziert wird pro Benutzer und Jahr, mit einer Mindestlizenzierung von 50 Benutzern pro Modul (Ausnahme ist Talk Standalone mit 100 Benutzern). Die Anzahl der Add-on-Lizenzen muss nicht der Anzahl der Files-Lizenzen entsprechen. Enthalten sind je nach Support-Edition (Standard, Premium, Ultimate) unterschiedliche Reaktionszeiten und bis zu zehn Jahre Wartungszyklus, was häufige Migrationsprojekte vermeidet.

Ein Online-Speicherkontingent im Sinne eines Cloud-Anbieters gibt es bei Nextcloud nicht. Die Software läuft auf selbst betriebener Infrastruktur, im eigenen Rechenzentrum oder bei einem selbst gewählten Hoster, deshalb bestimmt ausschließlich die dort verfügbare Kapazität die Speichermenge, nicht die Lizenz.

Der Preis für diese Unabhängigkeit ist die eigene Betriebsverantwortung. Nextcloud Enterprise wird als reine Software-Subscription (inklusive Hersteller-Support und Wartungsgarantie) für den Betrieb auf eigenen Servern, lokal oder im eigenen Rechenzentrum, lizenziert. Der Betrieb der zugrundeliegenden Infrastruktur liegt somit vollständig bei Ihnen. Wer diesen eigenen Betriebsaufwand scheut, findet auf unserer Seite Digitale Souveränität weitere Alternativen.

Die Office-Anwendungen

Neben E-Mail und Dateiablage ist die Frage, wie Dokumente, Tabellen und Präsentationen bearbeitet werden, ein eigenständiges Entscheidungskriterium. Die drei Hauptlösungen verfolgen hier unterschiedliche Ansätze.

Microsoft 365 bietet je nach Plan echte Desktop-Anwendungen. Word, Excel, PowerPoint und Outlook lassen sich lokal installieren und auch offline nutzen, ergänzt um die Cloud-Versionen im Browser. Wer nur die Office-Apps ohne Cloud-Dienste benötigt, kann sie auch als eigenständige Pläne Apps for Business oder Apps for Enterprise lizenzieren.

Google Workspace verzichtet bewusst auf native Desktop-Anwendungen. Docs, Sheets und Slides (die äquivalenten Anwendungen zu Word, Excel und PowerPoint) laufen ausschließlich im Browser oder in mobilen Apps, was Installationsaufwand erspart, aber eine Internetverbindung für die volle Funktionalität voraussetzt.

Nextcloud Office läuft ebenfalls im Browser, basiert standardmäßig auf Collabora Online (alternativ: ONLYOFFICE) und unterstützt laut Hersteller alle gängigen Office-Formate. Mehrere Nutzer können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten.

Die Dateiformate von Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx) sind im Geschäftsumfeld weiterhin der De-facto-Standard, an dem sich Import und Export aller Lösungen messen lassen müssen. Google Workspace kann Office-Dateien direkt im Originalformat öffnen, bearbeiten und speichern, ohne sie zwingend in ein eigenes Format umwandeln zu müssen. Alternativ ist eine Konvertierung zu Google Docs, Sheets oder Slides möglich, um Zusatzfunktionen wie Add-ons zu nutzen. Nextcloud Office unterstützt ebenfalls den Import und Export dieser Formate.

Bei offenen Formaten wie OpenDocument (.odt, .ods, .odp) zeigt sich ein umgekehrtes Bild. Für Nextcloud Office ist ODF sogar das native Format, da Collabora Online auf LibreOffice basiert. Microsoft 365 unterstützt das Öffnen und Speichern von ODF-Dateien ebenfalls, weist aber darauf hin, dass dabei Formatierungen verloren gehen können, da nicht alle Word/Excel/PowerPoint-Funktionen 1:1 auf ODF übertragen werden. Google Workspace lässt sich über die Download-Funktion ebenfalls im OpenDocument-Format exportieren.

Die drei Lösungen im Vergleich

Die Tabelle macht den Unterschied deutlich. Wer eine vollständig integrierte, wenig administrationsintensive Lösung sucht, ist mit Microsoft 365 oder Google Workspace gut bedient. Wer Datenhoheit und Betrieb auf eigener Infrastruktur priorisiert, findet in Nextcloud die passende Alternative, muss dafür aber mehr Betriebsverantwortung übernehmen.

Vendor Lock-in und Datenportabilität

Neben dem Datenstandort ist die Frage relevant, wie leicht sich ein Unternehmen später wieder von einem Anbieter lösen kann. Vendor Lock-in entsteht durch drei Faktoren, die zusammenwirken. Dazu zählen proprietäre Datenformate, geschlossener Quellcode und fehlende Unterstützung offener Protokolle. Wer nur eines davon prüft, unterschätzt das Risiko leicht.

Microsoft 365 ist Closed Source. Ein vollständiger Datenexport für einen Anbieterwechsel läuft über administrative Werkzeuge. Einzelne Postfächer lassen sich über die Exchange-Verwaltung als PST-Datei exportieren, größere Exportvorhaben über Microsoft Purview eDiscovery. Für den laufenden Betrieb bietet Exchange Online zwar IMAP-Zugriff auf E-Mails, offene Standardprotokolle wie CalDAV oder CardDAV für Kalender und Kontakte werden jedoch nicht angeboten. Die tägliche Arbeit läuft über proprietäre Schnittstellen (Microsoft Graph, Exchange Web Services), was Drittanbieter-Integrationen technisch stärker an Microsoft bindet.

Google Workspace ist ebenfalls Closed Source, bietet aber mit dem Data Export Tool einen offiziellen, dokumentierten Weg für einen vollständigen Export aller Organisationsdaten (Gmail, Drive, Kalender, Kontakte, Chat und weitere Dienste) als ZIP-Archive. Der Export ist frühestens 48 Stunden nach Anforderung verfügbar, dauert in der Regel rund 3 Tage und kann bis zu 14 Tage in Anspruch nehmen. Die exportierten Daten werden 60 Tage bereitgehalten. Voraussetzung ist ein seit mindestens 30 Tagen bestehendes Super-Admin-Konto; Organisationen mit über 1.000 Nutzern müssen den Export zusätzlich mit Google-Support abstimmen.
Quelle: Export all your organization's data (Google Workspace Admin Help) .

Nextcloud unterscheidet sich grundsätzlich: Die Software ist Open Source, der Quellcode öffentlich einsehbar und auditierbar. Dateien werden intern als normale Dateien im Dateisystem gespeichert, nicht in einem proprietären Datenbankformat. Kalender und Kontakte laufen durchgängig über die offenen Standards CalDAV und CardDAV. Das senkt das Lock-in-Risiko in zweifacher Hinsicht. Ein Datenexport im eigentlichen Sinn ist bei Self-Hosting oft gar nicht nötig, weil die Daten ohnehin auf eigener Infrastruktur liegen. Und selbst wenn Nextcloud als Unternehmen den Support einstellen würde, bliebe die selbst gehostete Installation dank Open-Source-Lizenz weiter benutzbar.

Ein weiterer, oft übersehener Aspekt ist das Applikations-Lock-in. Wer wie bei HCL Domino/Notes eigene Geschäftsanwendungen direkt auf der Groupware-Plattform aufgebaut hat, bindet sich nicht nur an ein Datenformat, sondern an die gesamte Entwicklungsplattform. Ein Wechsel bedeutet dann nicht nur eine Datenmigration, sondern eine Neuentwicklung der Anwendungen. Dieser Aspekt ist bei der Kalkulation von Migrationskosten oft der teurere Teil, gerade weil er sich schlecht im Voraus beziffern lässt.

Weitere Optionen für spezielle Szenarien

Neben den drei großen Plattformen gibt es in unserem Sortiment zwei weitere Hersteller, die für bestimmte Ausgangslagen relevant bleiben.

Vorab: HCL Domino/Notes und MDaemon enthalten keine eigene Office-Suite. Wer eine dieser Lösungen für Mail und Groupware einsetzt, benötigt für die Dokumentbearbeitung eine separate Lösung, zum Beispiel die eigenständigen Microsoft-365-Apps-Pläne oder eine On-Premises-Office-Suite. Das ist bei der TCO-Kalkulation zu berücksichtigen.

HCL Domino, Notes, Connections und Sametime

HCL übernahm 2019 die Collaboration-Produkte von IBM und führt sie seither unter eigenem Namen fort. HCL Domino/Notes ist eine Kombination aus E-Mail-, Messaging- und Applikationsplattform, die sich sowohl On-Premises als auch in der Cloud betreiben lässt und zusätzlich eigene Geschäftsanwendungen auf der Domino-Plattform ermöglicht. HCL Connections ist eine On-Premises-Groupware-Lösung mit Blogs, Wikis, Foren und Aktivitätsstreams für die interne Zusammenarbeit. HCL Sametime ergänzt Instant Messaging, Präsenzanzeige sowie Audio- und Videokonferenzen.

HCL Domino/Notes ist vor allem für Unternehmen relevant, die bereits auf der Plattform aufbauende Individualanwendungen betreiben und diese Investition nicht aufgeben wollen. Lizenziert wird ausschließlich als Subscription, meist im Modell Authorized User. Für Domino/Notes gilt eine Mindestlizenzierung von 5 Benutzern.

MDaemon Email Server

MDaemon positioniert sich als schlanke Alternative für Unternehmen, die einen E-Mail- und Groupware-Server On-Premises betreiben möchten, ohne die Komplexität von Exchange Server aufzubauen. Der MDaemon Email Server ist dateibasiert und kommt ohne separate Datenbank aus, was Backup und Migration vereinfacht. Backup bedeutet dadurch im Kern das Kopieren eines Ordners, ein eigener Datenbank-Administrator ist nicht erforderlich.

Die Groupware-Funktionen selbst fallen bewusst schlank aus, decken aber die Grundbedürfnisse ab: gemeinsame Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und öffentliche Ordner lassen sich zwischen Nutzern teilen. Für den Zugriff steht ein integrierter Webmail-Client im Browser zur Verfügung, ergänzt um ein eingebautes Ticketsystem für einfache Supportanfragen per E-Mail und Instant Messaging im internen Netzwerk. Die Administration erfolgt webbasiert und ist damit von jedem Standort aus möglich. Ergänzend stehen Add-ons für ActiveSync-Synchronisation mit Mobilgeräten (inklusive Mobile Device Management) und eine direkte Outlook-Integration ohne Exchange Server zur Verfügung.

MDaemon eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen, die volle Kontrolle über ihren Mailserver behalten wollen, aber nicht die Ressourcen für den Betrieb einer vollwertigen Exchange-Umgebung aufbringen möchten. Lizenziert wird pro Benutzer, mit Vollversionen, Renewals und Expired-Renewals als gestaffelten Lizenztypen.

Kostenniveau im Überblick

Ein genauer Preisvergleich in Euro wäre schon kurz nach Veröffentlichung veraltet, da sich Listenpreise, Rabattstaffeln und Wechselkurse laufend ändern. Eine grobe Einordnung nach Kostenniveau bleibt dagegen auch über die Zeit hinweg brauchbar:

Für eine genaue Kalkulation empfiehlt sich in jedem Fall ein individuelles Angebot, da Staffelpreise, Vertragslaufzeiten und Sonderkonditionen (Behörden, Bildung, gemeinnützige Organisationen) die tatsächlichen Kosten stark beeinflussen können. Sprechen Sie mich gerne an, dann finde ich gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung.

Fazit

Welche Groupware passt zu wem? Es gibt keine pauschal richtige Groupware, sondern eine Entscheidung entlang der eigenen Prioritäten:

• Microsoft 365 passt zu Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten (Windows, Active Directory, Office-Desktop-Apps) und eine tiefe Integration mit Sicherheits- und Compliance-Werkzeugen wie Entra ID oder Defender benötigen.
• Google Workspace ist die richtige Wahl für Unternehmen, die konsequent browserbasiert arbeiten wollen und keinen Wert auf native Desktop-Anwendungen legen.
• Nextcloud überzeugt dort, wo Datenhoheit, europäischer Firmensitz und die Möglichkeit zum Betrieb auf eigener Infrastruktur im Vordergrund stehen.
• HCL Domino/Notes bleibt die konsequente Wahl für Unternehmen mit bestehenden Individualanwendungen auf der Plattform.
• MDaemon ist die pragmatische Option für kleinere Unternehmen, die einen einfach zu betreibenden On-Premises-Mailserver ohne Exchange-Komplexität suchen.

Einen Gesamtsieger für alle Anforderungen gibt es nicht. Welches Team vorn liegt, hängt von der Strecke ab, also von den eigenen Prioritäten bei Sicherheit, Datenhoheit und Budget.