Microsoft 365 Lizenzierung

Lizenzierung

Microsoft 365 wird als Abonnement lizenziert. Jeder Benutzer benötigt eine eigene User Subscription License (USL). Die wichtigsten Eckdaten:

• Lizenziert wird pro Benutzer als Abonnement (Subscription).
• Die Software darf auf bis zu 15 Geräten installiert werden (5 PCs/Macs + 5 Tablets + 5 Smartphones). Gleichzeitig angemeldet sein dürfen bis zu 5 Geräte.
• Die Laufzeit beträgt wahlweise einen Monat oder ein Jahr. Bei manchen Plänen sind auch 3 Jahre möglich.
• Während der Laufzeit besteht ein Schutz vor Preiserhöhungen.
• Standardbezugsweg ist das CSP-Programm mit NCE-Bedingungen. Alternativ sind Abonnements im Open Value Volumenlizenzprogramm erhältlich.
• Für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen gibt es Sonderkonditionen.

User Subscription License (USL)

Die Lizenzierung von Microsoft 365 ist benutzerorientiert. Pro Mitarbeiter wird ein Abonnement benötigt. Lizenztechnisch heißt das User Subscription License (USL). Jede USL wird im Microsoft 365 Admin Center einem Mitarbeiter zugeordnet.

Die USL berechtigt den zugewiesenen Benutzer, Microsoft 365 auf bis zu 15 Geräten zu installieren: 5 PCs oder Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones. Gleichzeitig angemeldet sein dürfen bis zu 5 Geräte. Die Software darf sowohl auf firmeneigenen als auch auf privaten Geräten installiert werden. Diese Nutzerlizenzierung ermöglicht mobiles Arbeiten von jedem beliebigen Gerät.

Wenn Sie unbeaufsichtigte Bots lizenzieren möchten und keine Mitarbeiter, benötigen Sie eine Unattended Lizenz.

Bezugswege

Für den Erwerb von Microsoft 365 stehen zwei Lizenzprogramme zur Verfügung:

CSP mit NCE-Bedingungen

CSP-Subscriptions sind der Standardbezugsweg für Microsoft 365. Für kommerzielle Unternehmen und Behörden gelten die NCE-Bedingungen (New Commerce Experience). Es gibt keine Mindestbestellmenge. Kostenlose Upgrades auf neue Versionen sind enthalten. Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen erhalten Sonderkonditionen.

Ausführliche Informationen zu Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen finden Sie auf unserer NCE-Seite.

Open Value Volumenlizenzen

Open Value Volumenlizenzen sind eine Alternative für Organisationen, die einen Volumenlizenzvertrag benötigen. Die Mindestbestellmenge beträgt 5 Lizenzen bei der Erstbestellung. Open Value ist teurer und unflexibler als CSP. Wir empfehlen CSP für die meisten Kunden.

Vertragsbedingungen

Die folgenden Bedingungen gelten für den Standardbezugsweg CSP/NCE. Details zu allen Laufzeit-Modellen, Kündigungsfristen und Lizenz-Anpassungen finden Sie auf unserer NCE-Seite.

Laufzeit und Zahlung

Die empfohlene Laufzeit ist ein Jahr. Das bietet den besten Kompromiss aus Preis und Flexibilität. Monatslizenzen sind 20 % teurer und bieten kürzeren Preisschutz. Die Zahlung wird mit der Buchung fällig. Nach Prüfung durch unsere Buchhaltung sind auch individuelle Zahlungskonditionen möglich (z. B. 7 Tage netto, Ratenzahlung).

Verlängerung und Kündigung

NCE-Subscriptions werden nicht automatisch verlängert. Wir erinnern rechtzeitig vor Ablauf und erstellen ein Verlängerungsangebot. Eine Kündigung während der Laufzeit ist nicht möglich. Ausführliche Details: Kündigungsfristen und Stornierungen.

Preisschutz

Der Preisschutz gilt für die gesamte Laufzeit. Bei Jahreslizenzen sind Sie 12 Monate vor Preiserhöhungen geschützt, bei Monatslizenzen nur einen Monat.

Lizenz-Anpassungen

Zusätzliche Lizenzen können jederzeit hinzugebucht werden. Die Abrechnung erfolgt anteilig für die Restlaufzeit. Reduzierungen sind in Ausnahmefällen innerhalb des 7-Tage-Stornierungsfensters oder zum Laufzeitende möglich. Bei Nachkäufen werden die neuen Lizenzen automatisch an das Laufzeitende der bestehenden Lizenzen angepasst (Ko-Terminierung).

Bestellung und Verwaltung

Erstbestellung

Für die erste Bestellung von Microsoft 365 über CSP benötigen wir folgende Angaben:

• Firmenname und Anschrift des Lizenznehmers
• Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse
• Gewünschter Plan und Anzahl der Lizenzen
• Tenant-Domain (z. B. firmenname.onmicrosoft.com), falls bereits ein Microsoft 365 Tenant existiert

Falls noch kein Tenant vorhanden ist, richten wir diesen im Rahmen der Erstbestellung ein. Nach der Buchung erhalten Sie Zugang zum Microsoft 365 Admin Center, in dem Sie Ihre Lizenzen und Benutzer verwalten.

Nachbestellung

Für Nachbestellungen (zusätzliche Lizenzen oder Plan-Wechsel) benötigen wir:

• Tenant-Domain oder Firmenname (zur Zuordnung)
• Gewünschter Plan und Anzahl der zusätzlichen Lizenzen

Die neuen Lizenzen werden an die Restlaufzeit der bestehenden Lizenzen angepasst. Der Preis reduziert sich entsprechend.

Lizenznachweis und Admin Center

Nach der Buchung stehen die Lizenzen sofort im Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) zur Verfügung. Dort können Administratoren:

• Lizenzen einzelnen Benutzern zuweisen und entziehen
• Gebuchte Pläne und deren Status einsehen
• Benutzerkonten anlegen und verwalten
• Dienste wie Exchange, SharePoint und Teams konfigurieren

Es gibt keine separaten Lizenzschlüssel. Die Aktivierung erfolgt über die Anmeldung mit dem Microsoft-365-Konto.

Testversionen

Microsoft bietet kostenlose Testlizenzen für die meisten Microsoft 365 Pläne an. Die Testphase beträgt in der Regel 30 Tage.

Nutzungsrechte

Update

Mit einem Microsoft 365 Abonnement dürfen Sie immer die aktuellste Version der Dienste und Software einsetzen. Umgekehrt besteht die Pflicht, spätestens 6 Monate nach Veröffentlichung auf die neueste Version zu wechseln. Viele Pläne enthalten auch ein eingeschränktes Downgraderecht.

Übertragung

Microsoft 365 Lizenzen dürfen auf einen anderen Benutzer übertragen werden, wenn seit der letzten Zuweisung mindestens 90 Tage vergangen sind oder der Benutzer das Unternehmen verlassen hat.

Dual Access Right

Microsoft 365 Abonnements enthalten das Dual Access Right: den Zugriff auf lokale Server ohne zusätzliche Zugriffslizenzen (CALs). Nutzer mit einem Exchange Online Plan benötigen keine Exchange Server CAL für den lokalen Zugriff. Das gilt auch für SharePoint und Teams.

Kombination der Pläne

Verschiedene Microsoft 365 Pläne lassen sich untereinander kombinieren. Die Business-Pläne sind auf jeweils 300 Benutzer beschränkt, die Enterprise-Pläne gelten für eine unbegrenzte Benutzer-Anzahl.

Die Einschränkung gilt pro Tenant: Ein Kunde kann beispielsweise 300 Lizenzen Business Premium und 500 Lizenzen E3 gleichzeitig einsetzen.

Upgrade-Pfade

Microsoft definiert Upgrade-Pfade zwischen den Plänen. Upgrades sind während der Laufzeit möglich, Downgrades nur zum Laufzeitende.

Business-Pläne (bis 300 Benutzer)

Enterprise-Pläne (unbegrenzte Benutzer)

Business zu Enterprise

Ein Wechsel von Business-Plänen zu Enterprise-Plänen ist möglich, erfordert aber in der Regel einen neuen Plan statt eines direkten Upgrades. Kontaktieren Sie uns für die Planung eines solchen Wechsels.

Software Assurance

Open Value Volumenlizenzen enthalten Software Assurance (SA) während der Laufzeit. Da Microsoft 365 als Abonnement lizenziert wird, sind die meisten SA-Vorteile bereits standardmäßig enthalten: kostenlose Upgrades, Zugang zu Online-Trainings und ab 150 Lizenzen der FastTrack-Service  für das Deployment. Das Home Use Program ist nicht nötig, da die Software ohnehin auf privaten Geräten installiert werden darf.

Sonderkonditionen

• Bildungseinrichtungen: Schulen und Universitäten erhalten vergünstigte Education-Pläne (A-Pläne). Teilweise sind kostenlose Pläne verfügbar.
• Gemeinnützige Organisationen: Charity-Konditionen mit reduzierten Preisen. Voraussetzung ist die Anerkennung durch Microsoft. Wir prüfen die Berechtigung.
• Behörden: Es gibt keine speziellen Behörden-Pläne oder -Rabatte für Microsoft 365.

Systemvoraussetzungen

Die aktuellen Systemvoraussetzungen für Microsoft 365 Apps finden Sie in der offiziellen Microsoft-Dokumentation . Die Anforderungen werden regelmäßig aktualisiert. Grundsätzlich werden die jeweils aktuellen Versionen von Windows, macOS, iOS und Android unterstützt.

Editionsvergleich

Alle Microsoft 365 Pläne im Vergleich